專 案 管 理 輕 鬆 學

開會的目的是什麼?

開會是工作中常溝通方式，但有時候我們會發現開了許多會，花了很多時間，卻沒有取得定案，還衍生了許多問題。

或者，在開會時，明明報告得很詳盡了，卻仍然被主管指責報告不清楚、不具說服力。

ProjectClub的游老師曾在企業內部訓練時，為企業設計了一堂課，專門解決冗長的開會問題，讓開會時間縮短、決策更快，從而留下更多時間來執行實際工作。

游老師指出，這其實就是簡報技巧！

也許你對此感到驚訝！你可能認為簡報就是指漂亮的PowerPoint投影片，充滿數據圖表和高質感的視覺元素。但事實並非如此。【簡報是一種一對多的說服技巧，而開會本身就是一個簡報過程。】出色的簡報應該專注於清晰傳達信息和有效說服他人，而視覺輔助只是其中的一種工具。

金字塔原理

在那場企業內部訓練中，游老師運用了金字塔原理。這種方法強調先下結論，再陳述支持論點的細節。在開會中，這一原則非常重要：先明確結論，再根據結論進一步陳述支持的論點，說明接下來要進行的步驟，以及可能遇到的狀況和需要的支援。

跟台積電一樣的開會技巧

每一位報告人一定要先講結論，再講為何要這樣做

這個方式，和〈台積電這樣開會，效率才會高！〉今周刊的這篇文章中，描述到台積電的開會形式，有異曲同工之妙。

文章中提到，台積電開會最重要的流程是「主管會要求

『每一位報告人一定要先講結論，再講為何要這樣做，時間大約只有1分鐘』」

你有注意到這一點嗎？這種訊息傳遞方式與我們的習慣相反。一般人的習慣是先敘述過程，最後才做結論。但在會議和報告中，先說明結論，再陳述過程才是有效的報告方式。

舉個例子，假設你需要報告某個廠在使用某個系統時常常出現問題，需要報修或尋求專人協助等等。以下是兩種不同的陳述方式：

如果你是主管，哪一種報告方式比較清楚？

Ａ：『某廠在使用系統時，常常出現問題，員工停留在某個頁面時間太長，上傳至雲端的資料不齊全，最終造成，系統維護出現很大的問題。』

Ｂ：『某廠對於操作系統需要安排培訓，因為該廠上傳至雲端的資料不僅不齊全，報修與申請協助的次數也最多，我們評估問題大多來至員工對系統操作不熟悉，因此，我們建議需要對員工進行系統操作的培訓。』

我們來拆解一下兩個報告方式。

Ａ的報告方式只提及了「發現問題」並未下結論

Ｂ的報告方式，先從結論切入：「某場需要操作系統培訓」，基於論點「上傳雲端資料不齊全，報修和申請協助次數也最多」

於是總結行動計畫為「建議對員工進行系統操作培訓」。

對主管來說，Ｂ的報告方式，比Ａ容易理解，且能讓主管知道「你想做什麼，基於什麼論點，可以解決什麼問題，於是建議這樣做」。

比起單純敘述問題，更有價值。

先說明重點，提出你的觀點，再論述主管想知道的細節

這也解釋了為什麼許多會議開到最後，明明細節說得很清楚，最後仍然無法得出結論的原因——因為事情太多，人的注意力有限，很難快速抓住你的重點。如果你能「先說明重點，提出你的觀點，再論述主管想知道的細節」，你的主管絕對會對你青睞有加。

因此，要進行一場出色的簡報，首先需要關注信息的清晰度。確保你的簡報能夠明確傳達訊息。使用簡潔的文字和關鍵詞，避免過多細節，使聽眾易於理解和記憶你的論點。

結構化非常重要

其次，結構化非常重要。為你的簡報設定一個清晰的結構，遵循金字塔原理。先下結論，再陳述支持論點的細節。這樣的結構能夠幫助聽眾保持專注，更容易理解你的觀點。

適當使用視覺輔助工具

同時，適當使用視覺輔助工具也很重要。選擇適當的圖表、圖片和視覺元素，來增強你的簡報吸引力，同時幫助聽眾更好地理解你的內容。

語言和語調

此外，語言和語調也很重要。使用清晰、簡潔且易於理解的語言表達你的想法。根據聽眾的需求，使用適當的專業術語，同時保持語調生動有趣，以吸引聽眾的注意力。

練習、練習再練習

最後，練習、練習再練習是成功簡報的關鍵。提前練習你的簡報，確保你能夠流暢地表達，不會卡壇或遺漏重要內容。同時，注意時間管理，確保你的簡報在分配的時間內完成。

別忘了簡報的目的

簡報的目的在於有效傳達訊息和影響他人。著重於訊息的清晰度、結構化、視覺輔助、語言和練習。透過這些技巧，你可以在開會中達到高效溝通和明確討論的目標，使每次開會都能夠事半功倍。掌握簡報技巧，展現你的優勢，更容易獲得加薪升值的機會。

無論是在開會中還是與主管進行報告時，善用簡報技巧能夠幫助你清晰地傳達你的想法和邏輯，同時提升影響力。

請記住，開會和匯報不僅僅是單純的時間消耗，而是展現你能力的機會。

運用簡報技巧，使你的開會高效、簡潔，同時提升你在團隊中的影響力和專業形象。