每當專案開始時，你和你的小組總是會充滿活力；但隨著時間的過去，到了專案快結束時，你會漸漸失去熱忱、沒有辦法百分之百的專注在專案上，特別是在你已經開始執行另一個專案的時候。結束專案並不一定會相當耗時且難以結束，以下是你應遵循的五個步驟，它會使你非常專業地結束你專案，且這些步驟不會花你太多時間，你能馬上就將這些步驟規劃進你的專案時程。
1. 規劃專案移交計畫
當專案結束時，誰將去處理專案完成事項？這有可能是你的專案客戶，而且你部分組員得和你的客戶一起處理，因為這麼做可以使專案完成事項移交更輕鬆簡單；但你要記得和他們確認哪些是必須參與到專案完成事項移交的業務成員。
交接就是指，你將所有專案相關事項移交給業務團隊，那些必須處理專案完成事項的人，讓他們能夠根據這些資料去完成他們接下來的工作。一個專案會有很多的相關文件，所以你須確保他們獲取所有相關文件，包括你雲端系統上儲存的資料都要授予他們存取。他們必須要能直接存取專案紀錄，了解專案進行過程及專案決策、用戶指南以及其他專案書面資料。
你的交接事項內容還必須包括你的工作技能培訓。如果你曾建立新的軟體程序，那麼你最好要確認接下來的負責人知道要如何去使用這軟體。
2. 安排你團隊成員的去向
專案結束後，你的專案成員必須去執行其他事項。你專案小組的主要成員可能會繼續處理專案交付事項，也有些成員必須回到他們原本所屬的部門，接續他們先前的工作。
但大部分你專案成員都不會回到原本所屬的部門或小組，企業分析師及試驗員等就會繼續進行下一專案；也有些人會因在這專案小組學習到許多經驗，而不想回到原本的職位，希望你能為他們找個新的、更具挑戰性的職位。
和你的組員聊聊，了解他們接下來期望做的事情；盡你所能的幫助他們轉換到非專案相關工作。
3. 安排經驗學習會議
經驗學習會議是專案收尾的主要部分。它可以幫助你在下一專案的進行不再犯相同錯誤，或是讓你了解哪些運作方式是不可行的，讓你能避免它在下個專案中再次發生。在會議中，你會說明專案執行過程中那些部分出錯，以及哪些部分運行的很好；這可以使你在下個專案執行過程中，繼續運用那些成功的執行方式並避免掉那些失敗的做法。
規劃個會議或是研討會到你的專案時程，並邀請你專案裡的關鍵成員參與會議。他們應該一起參與會議討論，分享他們在這專案中學習到哪些好或不好的經驗。
經驗學習會議的目的主要是要讓其他專案小組也能汲取相關經驗，但如果公司對於組織間資訊分享交流有所限制的話，那麼經驗學習會議的安排可能就會有些困難。就算如此，你也要確保你的專案小組成員能夠獲得這些相關訊息，將會議討論的內容建檔，並儲存在你的線上檔案儲存系統。
4. 完成專案文件檔案
一旦完成你的專案，你可能不會想再去看一眼你的專案計畫；但有些人可能會這麼做。你在未來可能會需要再去參考這次的專案文件，特別是當你執行相類似專案時。
所以有效地將你的專案資料歸檔是非常重要的，你應確認你的專案資料有更新至最新版本，並且將這資料儲存在所有人都能輕易存取的地方，以方便他們參考使用。當你需要這些資料時你就能立刻知道要去哪裡存取這些檔案。
5. 舉辦個Party！
專案結束時是舉辦Party的不錯時機，將成員聚集在一起，說明專案的成功並向組員們說聲「謝謝」來感謝他們的辛苦付出。
不過，你可能會因公司財務吃緊而無法舉辦個奢華氣派的Party來表彰你組員的功勞成就。如果你沒辦法舉行派對，那麼你就要想想其他替代方案。就算你能夠舉辦個派對，你也要為那些無法參加的小組成員想些其他可以表揚他們的方式。
如果可以，就舉辦個派對讓你整個小組聚在一起；如果不能，那麼你可以考慮舉辦個較小型的活動，例如在酒吧喝喝酒。讓你的專案贊助人寫封感謝信也是個選擇，而且這還不會花費你一毛錢！最簡單的處理方法就是你自己將感謝信寫好，在信中加上些贊助人平時的個人習慣用語，避免掉贊助人不會使用的措詞，再轉交給贊助人簽個名！雖然親力親為的贊助者可能偏好自己去做這件事，不過你還是可以先為他們提供個感謝信。
只要你進入這五個階段，就代表你已經準備好結束你的專案了！你會清楚了解你專案小組已經將所有交接事項準備好，將所有專案資料整理完善並轉交給業務小組，使業務小組能開始進行他們的工作，而你也能去執行下一個專案。
最後，如果您想要朝專案管理之路前進，如果您想要好好的學習專案經理應有的能力，建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營]，強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。
整理者：林瑾殷Chinyin Lin
