專 案 管 理 輕 鬆 學

如果你的成員都在同一個地方工作的話，那麼將他們集合在一起討論、解決彼此間的衝突就會很容易。換句話來說，當你的組員們分散在各個不同國家時，將會很難解決彼此間的衝突。

以下是五個你可以運用在解決你虛擬團隊間所產生的衝突的方法。

1.尊重彼此間的差異

『每個人都是不一樣且獨一無二的』，這是眾所皆知的！但重要的是，你必須把這句話銘記在心，不要認為所有人執行專案、解決風險或是報告專案的方式都會和你一樣。只要你更加了解你小組成員的文化，你就會知道他們是根據他們自己的個人特質、他們文化的工作方式來處理事情，而不是故意要在團隊間製造衝突。

2.學幾個他們語言的單字或句子

當你和國際的團隊一起工作時，學習幾個他們語言的單字或句子，可以增進成員的感情、調和氣氛。例如，你可以將簡單的『你好』、『再見』、『謝謝』等單詞寫在你的郵件或簡訊裡。這會展現出你非常樂意去學習、了解他們的文化及語言。如果你表示出你願意去學習並試圖了解他們的文化的話，那麼他們也會樂意去了解你的文化並以你希望的方式來進行專案。這不但可以防止衝突產生，還能使小組更加信任、友善的對待彼此。

3.即早處理團隊間的衝突

當你發現有衝突的時候就要儘快處理。因為虛擬團隊不會有在電梯裡或在午餐時時閒聊的機會，他們不會有這些互動來幫助他們建立彼此間的信賴。如果你的組員不是在同一個地方一起工作的話，那麼當你察覺團隊裡有衝突的時候，這些衝突往往會變得比想像中的嚴重許多。所以，當你發現衝突就應該趕快採取行動，以免情況變得更糟，像是趕緊打電話給當事人，仔細地了解事情並召開會議或是張貼公告說明情況，如果你的成員都在同個辦公室工作的話，那麼你可以用相同的方式來處理衝突。關鍵就是，你必須盡快地得知並找出問題在哪，以免問題變得更加嚴重。

4.根據情況，用不同溝通模式

使用線上軟體是很好的，它讓你能及時的聯繫彼此，也因為它是以書寫的方式來溝通而不是用口語來表達，所以能讓那些不是以英文為第一語言的人能更加瞭解討論的議題。線上軟體有可能是e-mail、合作平台、Skype…等等，這些功能都可以提升小組間的合作。實際上，它可以降低衝突的發生，因為每個人所接收到的都會是相同的資料和相同的專案進展。但只要發生了很嚴重的問題，你就應該立刻停止使用線上軟體，改用電話連繫或是親自見面來解決衝突。
不管你多麼擅長利用文字來溝通，都沒有辦法取代面對面的會議討論。所以，只要你讓有衝突的雙方直接碰面討論問題的話，那麼就能夠很快的解決並進行下一事項。雖然這可能會造成很大的花費，但這卻是解決分散在不同國家成員間衝突的最好辦法。不然，你也可以考慮使用視訊會議來取代直接碰面的作法。因為重要的是，你們彼此能直接看對方並直接對談。

5.使用其他不一樣的溝通方式

線上軟體提供了你多樣的聯繫方式，你可以寫報告，寄電子郵件，傳送即時訊息或是展開一連串的討論，也可以在小組討論時分享你的報告、影片或文件。試試這些方式並找出個最適合你成員的方式吧！你就會知道誰偏好使用電子郵件或是誰偏好使用即時訊息軟體，並使用他們所偏好的方式和他們聯繫。良好的溝通除了能避免衝突發生，也能在衝突發生後有效地解決；所以，如果你想要建立一個成功的團隊的話，知道你成員的溝通方式是很重要的。

虛擬團隊間的衝突，就像一般團隊一樣，是無法避免的。雖然你可以盡你所能的去降低衝突，例如透過良好的溝通方式、尊重不同語言及文化等等；但是你絕對沒有辦法去杜絕衝突發生。你可以去猜測衝突可能會在什麼時候發生，不過專案管理的技巧是在於你要如何找出衝突並用恰當的方式來處理。只要你夠專業、夠謙恭及尊重成員的話，你就能及早發現問題並解決成員間不同的意見。

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