專 案 管 理 輕 鬆 學

如果真的需要標語去提醒大家記得洗手的話，那麼這標語就應該張貼在更好的地方，可以將標語貼在門上，或至少將標語貼在一個夠顯目的地方，使大家走進廁所就能一眼看到。重要的是時間點，這個訊息應該要在大家在洗手、離開廁所前能被看到。

這讓我想到專案團隊回應組員及給組員指示的時機。我們有告訴他們哪些是我們所期待他們做的工作嗎？我們有在恰當的時機給組員們指示及意見嗎？我們是否忽略了給他們提醒時機？又或太過消極地給他們意見而導致專案延遲？

以下是一些我們應該及時告知組員們的指示：

1.知道何時及如何查看報告時程

專案報告的時程是非常重要的，因為它會影響公司建立時程及材料的清單，而這也會影響專案所帶來的利潤。訂定準確的報告時程也可以幫助了解專案的進展、找出專案瓶頸、並能更加準確的評估下一個專案以及了解員工表現。
該在什麼時候確保你的組員知道何時該報告他們的時程及如何報告時程呢？答案一定不會是在專案要結束時才告訴組員，這種情形很常見，許多人都沒有提前幾天、幾個禮拜、甚至幾個月前報告專案，然後才在最後一刻聚在一起討論。沒有人能記住昨天做了所有的事情，更不用說是三個禮拜前的事。所以這時大家會馬上打開Outlook (個人資訊管理系統軟體)看看他們參與了那些會議、寄出了什麼郵件、有過什麼對話內容並匆忙地把這些紀錄拼湊起來。
你必須在專案開始前就告訴他們要如何、要在什麼時候報告他們的時程。這是非常重要的，尤其是當你組員中有沒和你一起工作過的人，他們必須知道每天必須向你報告時程，這是唯一能夠使他們準確報告時程的方法，而這麼做也可以防止他們在專案要結束時才報告他們的時程，因為在錯誤的時間報告對公司或客戶都不好。你要確保每個人都知道該如何正確報告他們的時程、知道如何登錄系統，並知道哪裡可以查看他們的報告時程。

2.知道何時及如何提出問題

專案不會總是很完美、流暢地進行，所以盡早發現專案的進行是否有偏離方向是很重要的。你的小組必須知道哪些事項必須優先執行，以及提出問題的重要性。你希望你的小組在什麼時候提出問題呢？你可以召開每周一次的例行會議，讓他們在這時候提出問題；或是讓組員在問題發生的第一時間就告知你，這麼做可以讓你更快的去監控專案情況並能儘早做出調整。

你必須讓你的組員知道，在他們提出問題之後，你偏好怎麼處理、討論問題，是透過電子郵件還是透過簡單的會談以避免問題變得更加嚴重。

3.知道何時及如何傳達壞消息

儘管你已經做了最大的努力，但風險有可能轉變成問題並擾亂專案的進展，像是錯過截止期限、預算超支或是技術性問題的發生。換句話說，你必須事先為這些風險做打算，你必須確認你的組員知道如何在這些問題發生前就傳達給你知道。當問題真的發生時，有很多人都會說：『我早就告訴過你了吧！』這種回應既沒有指出問題點也沒有提供該如何修正問題的建議或對策。
你必須讓你的成員在專案發生這些問題前知道你希望他們怎麼做，確認在問題發生後，你的組員能夠提出解決辦法來修正問題。

4.知道該跟客戶說什麼

有時候透過電話或是面對面會談的方式和客戶討論對策是必須的。而這並不是件輕鬆的事，因為這可能得花上一天的時間，確立客戶對你的期待、重新安排事項優先順序以及要讓雙方想法、意見一致，你的專案成員們可能沒有和你一樣的經驗。他們可能習慣於雜亂無章的或一些不整潔的辦公室環境，他們可能會說出不可以、不行、不能、不該等字眼或是其他消極、絕對的措辭。如果他們對客戶這樣說的話，那麼你們跟客戶之間的關係很快就會終止。
在你的組員和客戶會談前，你必須確認你的組員知道還有其他很多動人的、積極的、有說服力的方式跟客戶溝通，有許多案子都因為成員不知道該如何跟客戶溝通而失敗。花點時間教他們、告訴他們那些才是適當的措辭、主題或是給張備忘單，讓他們在跟客戶見面前能再喚起他們的記憶。還有，當你集中於管理客戶關係時，別害怕讓他們專注在他們的專業領域。

 時間點以及公告的地方非常重要，不要像前面所提的廁所標語一樣，讓人洗完手之後才看到標語，你應該要讓你的成員們在專案開始前就知道你期望他們做些什麼，如此一來，你的專案才能夠加成功與順利。

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