“真是有趣!"我的團隊某位成員這樣說 "我們可以在午後期間學習事物?我相信其他人一定很樂意聽到。”這是一個很輕鬆的訓練活動,在中午或午後時間舉辦,你可以請大家帶自己的餐盒或是提供小點心。參加者聽從舉辦者指示,當他們有疑問時可以直接發言,對大部份的人來說,在活動的進行中他們可以互相分享自己的知識,對於個性相較害羞的人來說這是個大好機會,他們可以在這個迷你的聚會發表自己的意見。

 

聽起來很棒吧?下列為幾個訣竅讓你舉辦這種型態的活動。

1.決定主講者

安排午後學習聚會是一個小提案。要先設定工作清單,第一條項目是找主講人,如果你沒打算擔任主持人那麼就應該有人需自願。也許可以請專家以輕鬆幽默的方式從他們的領域分享知識,但切記談論的主題絕不要太狹隘也不要太寬廣。然而談論的主題也可跟工作無關,這樣大家也會比較輕鬆且有興趣,提醒他們不需準備得太正式,輕鬆點這樣效果會更好

2.確定活動對象

你將活動對象設定在哪?只有你們的部門或是整間公司?確定對象會幫助你更好策劃。

3.準備午餐

你是否打算提供點心像是三明治和果汁或者請參加者自行準備午餐?依照我的經驗,準備餐點的話,會愈多人有意願來捧場。然而,提供食物將花費大量金錢,如果你的本意只是促進知識的分享與互相學習,那麼要求大家自己準備餐點

4.找尋適合的場地

你必須找出適合的場地,人數可以讓你拿來當參考值。你可以包下員工餐廳、廚房作為活動場地,或是會議室、員工戶外庭園區。如果你確定在戶外舉辦那將會花費一些資金,所以應該確保有一定的人員會參加。事先預訂場地以讓員工曉得及確定自己當天有空,最重要的是讓演講者判斷該場地使用何種設備較佳

5.宣傳活動

傳送郵件提醒或張貼海報,讓員工了解時間、地點、是否帶餐點,最重要的是主講人和主題。你可以先確定有多少人想參加,這樣可以幫助你正確提供小點心的數量和判斷場地是否合宜。有些人可能後來沒空參加,這是一個免費、由自願者領導的活動,所以你應該期待組員們專心地做這份專案,或是對於這份工作有著責任心

6.活動當天

在活動當天,再傳送郵件給參加者,同時也確定主講者一切就緒以及準備的點心。最後享受這場活動!結束後,分享投影片給未能參加的員工們,你也能把整場活動錄影起來上傳到網路上。
這場活動本來就沒有很正式,如果第一次就很成功為何不每個月做一個活動計畫,讓不同專案經理主導和不同題材專家解釋他們的工作。其實任何一個主題都行得通,類似這種活動是不需花費大量金錢,此外每個人都可和容易的與人互動,所以鼓勵大家一起參加吧
最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

 

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