專 案 管 理 輕 鬆 學

1. 不要仰賴電子郵件

 當你的小組成員分散在許多不同地區時，你可能會很想要使用電子郵件來聯繫彼此。雖然電子郵件可以很容易且快速地聯絡到所有成員，但這並不是一個有效率的方法。當你的收件箱有太多的郵件時，將會難以整理和顯示完整的對話。若有必要的話，就改用電話或是其他方法來聯絡。

 2. 使用群組軟體

 除了電子郵件之外，還有許多比電子郵件更好的方法可以用於小組間的合作。網路上有許多群組軟體可下載使用，能讓在不同地區的小組成員不費任何力氣就能即時的對話，你可以發起討論及分享文件，這些方式能夠讓你和同事建立良好工作關係。

你必須確定所有人都知道要如何使用這個群組軟體。最好是選擇一個直觀、不必再花時間訓練的群組軟體。如果有的話，那麼小組成員們便可以立即使用；這也使新加入的成員更加容易上手，不受學習曲線的限制。

 3. 定期召開會議

 每周安排一次的電話會議、網路線上研討會、合作會議，可以讓你在這些會議中討論企劃的進展及討論企劃的下一步要做什麼，並可以使你的計劃幾乎能定期的達成。

如果你能讓所有成員在專案執行期間碰一兩次面的話，那就這樣嘗試看看。因為這是很重要的，特別是在專案開始前和專案交付階段，且這麼做可以幫助建立團隊間的信任。

4. 輕鬆聊天得到專案進度

 就算你想要知道專案的進展，也千萬不要直接詢問你小組專案的進展速度。如果你認為小組組員必須直接向你匯報專案進度的話，那麼你不僅將會成為這專案的絆腳石也會使得這專案合作變得更加困難；只要利用現況更新會議等方式，讓小組成員們彼此輕鬆的閒聊就能從中了解專案的進度。

你必須相信你的小組能夠做出正確的決策，讓他們知道只在需下重大決策時再提交給你處理。  

5. 讓你的專案團隊不那麼死板

可以在工作的時候，分享照片、分享你正在進行的苦差事、上傳影片到你的雲端硬碟，也可以利用討論功能舉辦個小測驗並發放虛擬的獎勵。只要你夠創意，其實還有很多方法可以讓你的專案團隊不那麼死板。