專案管理之五個技巧能夠加速專案狀態&更新

在你的工作中，是否常常覺得為何我的專案沒有辦法在預估的時間達成？為何進度總是一趕再趕？希望透過以下內容能夠幫助你更快地從團隊裡取得專案的狀態報告。

1.設定計劃表

藉由依照計劃表行事，專案團隊的所有成員們能夠明瞭何時提供最新進度，像是明定每周五下午或是每周三早晨，但無論何時，最重要的是該時間是否固定。透過訂定明確時間的好處是能夠使成員們事先準備企劃更新狀態，亦可養成這樣的好習慣，變成他們的例行公事。

2.使用即時的資訊

如果成員們之間無法取得即時資訊，那們更新企劃上將會花上許多時間，所以為了縮短這些時間，你應該提供他們即時資料。或者可以善用一些軟體，讓成員們可以上傳彼此最新的進度，不只對成員們方便，這項軟體也讓你好了解每位成員的進展。

3.提供範本檔案

如果你希望成員們所做的成果能達到你所需，那麼提供範本給予他們參照，每週他們可以從中修改範本裡的內容，放上最新的資訊。

透過此方法，一方面你可以確保成員們上傳的資訊是你所需的；另一方面，他們就無需苦惱所致力於的工作是否在正確的軌道上！而且正因成員可在範本上注意到一些細節，所以你不需要花時間在提點他們所遺漏的重要項目。

4.工作提醒

使用你的專案管理軟體裡的功能：工作管理與電子信箱提醒，能鞭策成員們準時地完成狀態更新。你可以設定提醒出現在成員們的代辦清單裡，如此以來他們便能夠知道有多少代辦工作以及未來就不再有理由可找。如果可以自動傳送提醒，那麼就這樣做，而且對於常常旅遊與需要這項服務的成員是有益的。隨著電子信箱傳送提醒的頻率越多，對你來說，取得成員們的企劃狀態會愈容易，他們也能很即時地傳回狀態更新給你。