相信你一定有開會的經驗，當然，最好的方式便是把每個人都聚集在一起進行面對面的會議，但有時這是十分困難的，特別是團隊成員們來自於不同的地區時，我們又很難將成員們聚集在相同的地點，那麼電話會議將會是你最佳的選擇。
以下告訴你七個小訣竅讓你更好的進行電話會議：
一. 確保每個人都有空
光是詢問你辦公桌周圍的人他們是否能在星期二十點做電話會議是不夠的，身為一個實質的團隊，你必須協調每個人有空閒的時間點，特別是跨國的電話會議，你更應該考量不同的時區。
二. 要求他們做自我介紹
電話會議的聲音十分有趣，有時你甚至無法辨識裡頭的每個人! 會議開始時，你可以要求每個人先說出自己的姓名好讓別人熟悉該聲音，如此一來，當你在談論時別人也能清楚的知道你是誰。一旦你的團隊已經適應數次的電話會議， 除非有特別的嘉賓不然他們就能很清楚知道彼此了。
三. 避免背景有雜音
你可能會對於自己能聽到多少電話裡的內容感到煩惱！特別當有背後打字的聲音，例如，有些人可能會在會議中收發自己的電子郵件或做自己的工作，這些打字的聲音都可能會造成在電話會議上造成困惱。當您要開始進行電話會議時，盡量不要待在一個繁忙的機場或是開放式的辦公室，以免影響電話會議的品質。請找尋一個安靜的地方，在那裡你將不會備受干擾，假使你無法做到這點，那麼請記得按下靜音按鈕。
四. 請記住，電話會議也是一個正式的會議
你仍然需要一個電話會議的議程，即便你是這場會議的主席，也必須記錄下重要的議題。盡可能地保持電話會議簡短些，要想做到這一點的最好方法是謹守議程和確保每個項目都是必要的議題。
五. 記錄通話內容
如果你的技術允許，請將通話記錄下來，倘若有任何人需要，你可以把它上傳到您的資訊系統上，以利於他人獲得這項記錄資料，在時間有限的情況下是非常有用的。總之，你應該要在電話會議進行後寫出會議記錄，因為那仍然是一個正式的會議。
六. 創造公平的平台
你是否曾經在一個會議上聽到成員們互相切磋、細微的悄悄話等。比較麻煩的一點是，如果團隊來自不同的國家，其他人不是和您說相同的語言，你就得在同一時間理解別人的意思。想克服最好的辦法是發展出一個相同的平台，這表示每個人都是公平、獨立的。
七. 讓自己更加了解。
為了確保自己說話更清楚，可以事先做點準備，這樣可以幫助你更正確且清晰地表達想法，並避免一堆雜亂的詞彙從你嘴中說出。因為這會讓其他人很難了解同時也會阻礙你的談話並拖延更長的時間。你還會發現當你講電話時會更難去了解人們在表達什麼，因為在談話的時候你無法讀取對方的肢體語言。
在開始電話會議前請先記得將自己的手機關機！如果您主持電話會議，試著在會議時讓每個人都有他們說話的時間，有些人在團隊可能沒辦法像其他人在會議中講話那麼自信，所以你可以直接問其他沒有發言的人他們還有什麼事情想要補充說明的嗎，即便可能沒有，但你至少給了他們機會和空間來發表言論。
現在可用的專案管理軟體工具很多，電話會議仍是專案的重要支柱。一個成功的電話會議秘訣是讓會議就像一個正式的會議，有一個好的議程並透過良好便利的工具讓人好遵循。
