你有沒有這樣的經驗?你花了很多的時間在準備一個大專案,到後面才發現,你的專案團隊成員卻從來沒跟上這個進度,有可能你一開始就知道,但是你卻睜一隻眼閉一隻眼,團隊成員們會堅持自己一定可以完成,而沒有照著你精心編制的里程碑行走,到最後才發現這一切都來不及啦!

 

 

所以,面臨著一個不切實際的時間表,你該怎麼做呢?這是一個非常困難的問題,更何況你可能要拿著你這樣的專案進度,去面對你得發起人或者贊助廠商,如果你什麼都不做,就只能等著專案失敗或者嚴重落後,甚至被挨罵的份,作為一個專案經理,你的職責就是做好專案,成為專案的協調者,帶領這個團隊完成這項成功的專案。來看看以下,教你如何拯救這不切實際的專案進度吧!

1.重製一個新的任務列表

第一步就是趕緊重新製作一個新的任務列表,不管你以前做的怎麼樣,要趕快把目前的進度,都老老實實地填上去,千萬不要漏掉任何一部分,你不可能一個人來規劃這全部,你必須把小組的頭都找來,一一確認每個任務的進度,才可以抓到最準確的時間點,也才能夠分配之後所需要的時間以及資源,有了一份新的任務列表,這樣就算是一個新的開始,讓你的團隊成員重建信心吧!

2.添加的關聯性

完成任務列表後,最重要的一點就是添加關聯性,如果你的關聯性打亂了,那麼你就無法掌握到這些任務所需要的時間是多少,還有他的前置任務到底是甚麼,並且需要花費多少的時間,你可以請一些做這個專案類型的專家,這個時候團隊就是需要這樣的救火專家,畢竟你的時間已經是嚴重落後了,那就必須要找一個專業的人,來幫你檢查這些關聯是否有正確,好讓專案的後續發展穩穩地走下

3.一個新的時間表

現在你已經完成你的任務列表還有關聯性,那麼你就可以開始把這些任務加到你的時間表,你的專案團隊是否能夠有效的工作呢?就要靠這個時間表來幫你抓出時間並且妥當分配安排,現在就像在準備一個新的專案計畫一樣,不管以前到底有多亂有多落後,現在就是要重新開始,參與你的專案團隊吧!別再睜一隻眼閉一隻眼了,你的職責就是建立大家的信心,做好協調的工作,把這個專案完成吧!

你已經完成以上的步驟了,現在最重要的是拿著你這一份新的專案,誠實以對的告訴你的發起人或者贊助廠商,老實的告訴他們,我們的專案的確是落後了,實在是非常的抱歉,這是我們之後做的修正,我們會把他視為一個新的開始,努力將此專案完成,承認錯誤是非常重要的,但當你提出一些新的方案,這樣也可以讓對方重新對你認識,也可以建立更多的信賴。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加ProjectClub所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。
作者:Jie

 

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