專 案 管 理 輕 鬆 學

擁有多方的資訊來源對我們來說是非常便利的一件事情，所以我們總覺得必須把握住每一項最新資訊，事實上，我們是害怕遺漏掉了一些事情，身為專案經理，我們必須隨時跟上資訊新知，知道外界發生了什麼事，然而，資訊爆炸讓我們過度沉溺於此，其實您是可以駕馭自己瘋狂的行為，這裡有一些方法提供您更好的管理那些瘋狂的資訊超載。

1.切勿一心多用

務必專注在一件事情，一心多用是沒有效率的，相信您一定有經驗，當您在關心朋友臉書狀態的同時，一定很難專心編列您的最新預算吧！試著將您手中的任務列出來，這方法需要意志力但是非常有用，將您的時間分成數等份，例如:三十分鐘為一等份，把任務在限時內完成，達成目標就適當的獎勵自己 。

2.適當的休息

當您面對挑戰告一段落時，休息一下吧！

每天您可以安排一下固定的休息時間，或是在需要放鬆的時候休息一下，全神貫注一件事情時，適度的放鬆是有益處的，可以去跑個步或是健走，假如您沒辦法挪出那麼多的時間，那就離開您的工作桌喝杯飲料吧！或是跟同事聊個天(當然，您最好確定一下，他們介不介意工作被您中斷！)

3.將需要連絡的人排列優先順序

有些人物在您的日常生活中真的很重要，您的名單內可能有工作夥伴(例如:您的老闆或是發起人)或是有關家庭的人(例如:孩子的保母或老師)，試著思考哪些人值得為他們停下任何事情，哪些人事可以緩緩，列出優先順序的名單，當名單外的人有求於您時，您的拒絕將不會覺得自己對他們有所虧欠。

可以將手機鈴聲做分類或是放些不同的相片，好方便您來辨識。

4.充足的睡眠

想擁有良好的專注力就要有充足的睡眠。

醫生總是告訴我們很多次，在睡前避開過度的刺激，把手機調成靜音模式，不要將手機放在床頭邊，避免半夜經不起誘惑又拿起手機檢閱訊息，飲食時間不要太晚。

養成一些良好的睡前習慣，喝些熱牛奶或泡個澡，看些好書或聽音樂讓自己放鬆一下，優良的睡眠可以讓您更能面對每日的挑戰。

5.處理好您的干擾因子

"可以幫我確認這一個項目嗎，只要一項就好了…”

"可以專心在會議上嗎？只要一下下就好了…"

"只要五分鐘就好了…"

專案經理總是聽到這些話。對於這些要求總是戒慎恐懼，因為通常不是只有五分鐘，而是更久，自己最後就會把自己推入干擾的旋渦裡。

不要害怕拒絕，有些事情可能不是您最感興趣的，或是您當下根本沒有多餘的時間去處理。假如您想晚一點幫忙，那就晚一點再幫忙，不要將所有的求助都攬在身上，否則，總有一天，大家將會習慣將所有事情求助於您。

這樣的說法似乎會讓人覺得心胸狹隘，可是這是協助您有效率的工作及預防資訊超載的好方法，您必須讓別人知道您對自己時間的重視，別人也將如此對您。

6.讓您的電子郵件保持最佳狀態

您可能每天會收到幾十封，甚至幾百封電子郵件。試著將您的電子郵件做分類，自動歸類在資料夾內。不要養成副本抄送給別人的壞習慣，除非真的有需要，也請要求別人不要都副本抄送給您自己。

不要訂閱太多的電子報或是廣告，您無法擁有那麼多的時間去閱讀。

有一個極佳的方法可以讓您不會感覺到生活中充滿了爆炸的電子郵件，就是將手機的提醒鈴聲取消，不要讓您的手機在收到訊息時發出任何聲音或震動，換個方式，可以讓客戶給您的電子信件不會多到滿出來。

過多不必要的電子郵件會讓您容易分心且工作容易中斷。

查閱電子郵件一天幾次就好，而且要快速掃描過，刪除任何您不需要的信件，將信件標記、分類放入資料夾，讓您好瀏覽，清楚的知道信件處理的先後順序。

7.停止，就是停止！

放棄閱讀細節，您不需要知道每一位員工的升遷狀態或是公司內部每一個部落格的細節。

相信您的專案團隊可以代替您知道每一件事情是很重要的。關掉您的電子郵件提醒鬧鈴這可以讓您省掉很多查閱電子郵件的時間，捨棄您的罪惡感，身為一個專案經理，您必須清楚的知道專案的目標，但您不需明白所有的細節，試著讓您的合作夥伴及工作團隊試著放手去做，他們有責任面對解決困難並充分發揮自身所長，請把自己的時間花在如何在領域有所創新或是改變。

要完全遠離資訊負載不是一件簡單的事情，但是只要小改變日常生活中的一些習慣，您將會很快的發現您可以用自己的方法更有組織性，更巧妙的處理專案資訊。

最後，如果您想要朝專案管理之路前進，如果您想要好好的學習專案經理應有的能力，建議您可以參加ProjectClub 所提供的[實務專案管理專案營]，強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。