專 案 管 理 輕 鬆 學

如果沒有一份清楚的專案預算，你會發現你將無法有效的管理專案工作。完成專案的首要任務之一就是要知道整個專案需要的花費是多少，即使你專案的發起人心中已有了預算，你還是必須簡單地計算一下並確認你的發起人是否以不切實際的方法來完成整個專案。這裡有六個技巧能讓你切實的建立一份專案預算。

1.別獨自完成

就像你的專案計畫，你無法獨自建立好整個預算，誰知道控制軟體品質將會花多少錢呢?當你在工作上有所要求或需要一些想法或需要得到實際的估計需求值時，你可以號召你的專案團隊一起來完成。

2.交付成本

專案產生的成本有兩種類型，第一種就是你所交付產品時所需支付的相關成本。譬如說要建一棟房子，你為了要建好一棟房子所以你必須要有磚頭、混凝土、瓦片、油漆和各種所需建材等，這些就被歸類為交付成本。在你的專案中，這些就可能是購買的軟體、硬體或是設備等，即材料的花費。

3.專案管理成本 

第二種成本類型就是運行專案的成本，以蓋房子的例子來說，運行專案時，我們需要支付費用給建築師、專案經理、僱用挖土機、建築工人和訓練出等木匠等費用。在這個專案結束前，這些費用都是此成本所包含的。在你的專案中，這些就可能是訓練費、場地租借費或是顧問費等，即人及機械的花費。 

4.準備成本

別忘了在預算中編列一些汰舊的費用，在建房子的例子中，當你要蓋間新房子時，勢必要先拆毀在原地的舊房子，而這也是要編列在預算中，只是許多人常常會被遺忘。

再舉一個軟體專案中的例子，準備成本可能也包含了關閉舊伺服器，將這些舊產品做處置也是要花點費用的。或者，當專案改變或是引進新的技術時，成員們需要花費一些時間與費用來進行學習，這些費用都需要編列到預算中。

5. 加入應急金 

不論你有多擅長估計專案的支出，除非你對於專案的整個狀況已掌握得非常精確，不然你不可能準確的計算出整筆預算，而這就是為什麼我們會需要這筆應急金。

我們很難制定出多少的應急金編列到我們的專案預算中，以及我們該如何去編列它。關鍵就是要去估計這個專案的風險，越高的風險所編列的應急金就要多點，而專案中某部分的風險也可能會比別人還高。在高風險階段中你沒辦法確定你的估計是否正確的話，就編列較多的應急金；反之，若是風險階段較低或專案已經進行到尾聲了，你已經大概能掌握整個狀況了，那應急金的編列就可以少點。應急金的準備是很合理的，尤其是在這種二則一的狀況下，可以選擇10%來做為一個起點，這其實並沒有太多的科學可以來解釋為什麼如此。 話雖如此，若你真的卡住了也毫無頭緒的話建議你就從10%為起點開始!

6. 掌握每筆預算的花費過程 

有預算是非常好的，但他充其量只是在紙上或是儲存在專案管理工具中的一些數字，它並非真正的現金，但我們卻會用這些數字來支付給承包商，或許這就是專案預算會比起家庭開銷預算來的容易討論。

這就是為什麼你需要了解預算花費的原因，一但經過批准後，這筆預算變被授權給你使用，這也意味著你得和你的團隊成員們討論如何有效的應用。

很多有經驗的專案經理發現其實建立預算並沒有太大的困難，和你的專案團隊或是公司內的專家們一起列出一份和支付成本有關的列表。這些數目或許很龐大，但他和家庭開銷運用的概念差不多。若能做到這點，你也能輕鬆的去管理你的專案財務了。

如果你希望完整的學習如何有效的預估專案成本，甚至製作一份專案報價單以及如何有效的管理專案成本，建議你可以參加ProjectClub 所舉辦的[實務專案管理專家營]，如此一來，你將可以更好的進行專案成本的管理。