我曾經在一家公司上班,我不得不把我的午餐時間拿來貢獻開會。如果我沒有在我的行事曆上面做好管理,總是有許多人預定我的時間,讓我有開不完的會議一個接著一個,而每個會議都是如此的冗長,也可能是浪費時間沒有結果的,這是我們希望的會議品質跟時間嗎?

 

 

我敢肯定,大多數的人都有這樣的經驗,當然如果每個人都可以有技巧地把會議重點跟內容抓出來,讓會議可以順利且有效的結束,不浪費大家的時間,那該會有多好呢?。

    1.會前準備

在開會之前每個人都有自己的事情要忙,所以你必須要確認每個人都可以出席會議,也要保證能夠如期地舉行會議,對於專案進度來說這是非常重要的,所以必須與大家做好正確的時間發也免得大家遲到或者無法參與,讓這個會議浪費在等待或者無意義的事情上。

    2.發出會議內容

即使你在定期的專案小組會議,討論同樣的事情,你在每一次的開會之前,你仍然應該有一個會議內容,把它發布給大家,讓團隊知道之前討論的進度,以及這次要討論的主題,讓成員都知道這次的重點,這樣在開會時,成員們就能夠立即的進入狀況,且能夠將問題提出來有效率的解決

    3.設備的確認

在開會的時候,有些人習慣使用麥克風或者投影幕、電腦等等裝置,在開會之前你必須去做這些設備的測試,如果你做好事前準備,且要有個備用的設備,這樣才不會浪費大家的時間,能夠提前做好所有的事前工作,能夠讓大家不必浪費時間在等待,更不用害怕會議上的設備來個突發狀況

    4.估計會議時間

成員們都會有許多自己的工作要做,你將大家聚集起來開會的之前,你就必須要預訂此會議的長度,才能夠讓成員們做事後的工作安排,不要少於你的簡報跟報告內容的時間,要記住可以提早結束,但是不要拖延到其他人的時間

    5.邀請合適的對象

什麼樣的會議就要針對重點人物來邀請,不必要求所有的成員都要到齊,因為他們可能有更多更重要的事情要做,選擇合適的人邀請他們並且參與,才能夠讓會議更有效率地完成

    6.簡單的認識參會者

如果你是在一個很大的會議上面,此會議可能有些重要的來賓,你必須要知道對方是誰,這樣在合作上面才不會產生尷尬或者不必要的誤會,為了要確保此會議可以順利的完成,你也可以試著與幾位決策者討論想法,以幫助大家能夠做出更好的決策

    7.場地的選擇

如果是一個大型的會議,那就必須要找一個合適的場地,有些賓客可能會是從遠處來,那或許你就必須要考慮到停車場或者住宿的相關資訊,如果可以就幫大家做一併的安排,會讓參與者認為這個會議是有用心在做的,他們相對的也會花更多的心思在這場會議上面

    8.注意會議時間進度

要控制好會議的時間點,所以在安排會議的同時,你必須要穿插一些彈性時間,免得在某些議題上面突然花太多的時間,把重要的項目先討論完,其餘的可以留在後面做補充,注意時間是非常重要的,會議時間很短就必須妥善利用,我們必須把時間花在刀口上

我們花那麼多時間在會議上,當然是希望此會議會有好的結果和產出,如果我們可以善用以上幾點,那麼就能夠還給大家多點的時間,去做私人的事情,而不是在抱怨和生氣會議的效率很差。

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