專 案 管 理 輕 鬆 學

我敢肯定，大多數的人都有這樣的經驗，當然如果每個人都可以有技巧地把會議重點跟內容抓出來，讓會議可以順利且有效的結束，不浪費大家的時間，那該會有多好呢？

1.會前準備

在開會之前每個人都有自己的事情要忙，所以你必須要確認每個人都可以出席會議，也要保證能夠如期地舉行會議，對於專案進度來說這是非常重要的，所以必須與大家做好正確的時間發布，也免得大家遲到或者無法參與，讓這個會議浪費在等待或者無意義的事情上。

2.發出會議內容

即使你在定期的專案小組會議，討論同樣的事情，你在每一次的開會之前，你仍然應該有一個會議內容，把它發布給大家，讓團隊知道之前討論的進度，以及這次要討論的主題，讓成員都知道這次的重點，這樣在開會時，成員們就能夠立即的進入狀況，且能夠將問題提出來有效率的解決。

3.設備的確認

在開會的時候，有些人習慣使用麥克風或者投影幕、電腦等等裝置，在開會之前你必須去做這些設備的測試，如果你做好事前準備，且要有個備用的設備，這樣才不會浪費大家的時間，能夠提前做好所有的事前工作，能夠讓大家不必浪費時間在等待，更不用害怕會議上的設備來個突發狀況。

4.估計會議時間

成員們都會有許多自己的工作要做，你將大家聚集起來開會的之前，你就必須要預訂此會議的長度，才能夠讓成員們做事後的工作安排，不要少於你的簡報跟報告內容的時間，要記住可以提早結束，但是不要拖延到其他人的時間。 

5.邀請合適的對象

什麼樣的會議就要針對重點人物來邀請，不必要求所有的成員都要到齊，因為他們可能有更多更重要的事情要做，選擇合適的人邀請他們並且參與，才能夠讓會議更有效率地完成。

6.簡單的認識參會者

如果你是在一個很大的會議上面，此會議可能有些重要的來賓，你必須要知道對方是誰，這樣在合作上面才不會產生尷尬或者不必要的誤會，為了要確保此會議可以順利的完成，你也可以試著與幾位決策者討論想法，以幫助大家能夠做出更好的決策。

7.場地的選擇

如果是一個大型的會議，那就必須要找一個合適的場地，有些賓客可能會是從遠處來，那或許你就必須要考慮到停車場或者住宿的相關資訊，如果可以就幫大家做一併的安排，會讓參與者認為這個會議是有用心在做的，他們相對的也會花更多的心思在這場會議上面。

8.注意會議時間進度

要控制好會議的時間點，所以在安排會議的同時，你必須要穿插一些彈性時間，免得在某些議題上面突然花太多的時間，把重要的項目先討論完，其餘的可以留在後面做補充，注意時間是非常重要的，會議時間很短就必須妥善利用，我們必須把時間花在刀口上。

我們花那麼多時間在會議上，當然是希望此會議會有好的結果和產出，如果我們可以善用以上幾點，那麼就能夠還給大家多點的時間，去做私人的事情，而不是在抱怨和生氣會議的效率很差。

作者:游振昌