假設當您今天出門時,您認為今天可能會下雨(下雨=風險),當您覺得下雨的可能性很高時,避免自己成了落湯雞,有損形象,您會帶傘出門,而「帶傘出門」的這個動作即是風險管理,那麼在專案中呢?您一樣會發現風險的存在,困難的是您永遠無法肯定:到底它會造成多大的影響。

 

您能做的有:制訂應變計劃去降低、或緩和風險所造成的影響(例如:帶傘出門),或是您可以嘗試在風險發生的第一時間內設法去阻止它。以下是四個簡單的步驟,幫助您有效的管理專案風險。

步驟一:辨識風險

首先,您必須了解所有可能造成專案失敗的潛在問題有哪些,將他們一一表列出來製作成風險清單並加以分類,例如:財務、營運、規劃…..等。

步驟二:安排優先順序

步驟一結束後你會有張風險清單,這時您可以開始評估、推斷當風險發生時,它造成的影響等級為何?

有的可能很大,一旦發生專案就像人心臟病發懶得呼吸,宣告結束,有的可能很小,發生後專案可能像人腳拐到,痛個幾天也就好了。

沒有任何一個專案的時間及資源是無上限供應(沒有吃到飽),因此您必需給予風險一個危害等級(例如:低、中、高,或以分數1-10分表示),以及處理的優先順序,將這些資訊製作成報告或是儀表板,方便您從宏觀的角度去思考各種風險專案所造成的影響。

步驟三:制定風險管理計畫

完成步驟二後,您會知道對專案影響最大的風險是哪一個,您可以與您的團隊成員一起討論專案的風險管理計畫(說穿了就是備案,當原本的A計畫不行,就執行B計畫。),不論應變措施、手段、方式為何,目的只有一個,降低風險發生時對專案的影響。

步驟四:追蹤及重新檢視

完成風險管理計畫後並不是風險管理的結束,而是開始,您必需定期追蹤、監控整個專案目前風險的狀況(幫專案定期做回診及健康檢查),例如:有無新的風險需要新增到風險清單上,有無舊的風險可以劃掉。

建議您可以在時程上安排一個固定的時間與團隊成員共同檢視風險,確保所有團隊成員都知道風險的優先順序與應變措施,同時也可檢查目前管理風險的行動進度如何。

從許多生活中的小事我們可以看到風險管理的影子,例如:投資理財您會選擇多個標的物,因為您很清楚不要將雞蛋放在同一個籃子,買車買房您會先探聽是不是事故車、或是凶宅,幫孩子找托兒所或補習班,您會尋找有政府立案的……等,這些都是日常生活中我們對風險進行管理的例子,在專案中也是一樣的,「不怕一萬、只怕萬一。

風險管理就是管理這個萬一,唯有提前意識到「前因」,才能有效的管理「後果」,人性天生不喜歡不受控制的事物,而如何將事情控制在一個專案利害關係人皆可接受的範圍內,就是風險管理中最大的課題了。

若你想了解更多實務以及溝通技巧,歡迎參加實務專案管理專家營,如果你想學習更多實務的專案管理,歡迎您瀏覽ProjectClub專案俱樂部更多的文章。

 

整理/編輯:Sara

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