專 案 管 理 輕 鬆 學

團隊會議

團隊會議顧名思義就是團隊所有成員聚再一起開會，理想的團隊會議最好是面對面開會，開會時間是每週一早上，目的是將專案進度同步給所有團隊成員，設定這一週的工作目標、期望，處理障礙並設法解決已發生的問題，對專案經理來說團隊會議是一個很好的機會去了解團隊成員的需求，並與團隊成員達成共識（白話文：大家都在同一條船上，專案無法結案，船也就沉了，因此需要團隊成員發揮共好精神）

一對一會議

對專案經理來說，與團隊成員進行一對一會議也是一個很好的機會去「管理」團隊成員。這種形式的會議可以是比較輕鬆的感覺，以各種你覺得方便的方式進行，開會的頻率大約一個禮拜一次，請注意每次時間必須控制在30分鐘內，目的引導出某些在團隊會議上不適合提出的議題，確認目前有無其他因素影響到團隊成員的工作（注意：請避免談論到處分、或是矯正措施）。如果團隊成員中有資深前輩，也同樣適用這個方法，但是開會頻率可降低為一個月1-2次。在團隊成員的職涯上，這個階段他們並不需要太多的選擇，但是他們會很感激有機會讓他們「發聲」。

E-mail

沒有其他管理團隊的方法比面對面會議更好，使用E-mail溝通的好處是會更快進入重點，不容易離題，由於是文字敘述，所有的來信及去信都有紀錄，因此E-mail是一個很好的媒介能釐清並列出專案裡的工作事項，此時專案經理扮演一個非常重要的角色是要過濾掉雜事，找出與專案最有相關的，而E-mail應該是「附加」的方式，而非取代你和團隊成員面對面的談話。

報告

您可能不認為「報告」是一種管理專案團隊的方式，但是其實這個方法還蠻好用的。重點是要讓報告容易被寫及被閱讀，一份長篇大論的報告，不僅寫的人累，看的人也累，團隊成員那麼多，專案經理只有一位，一人一份就夠把專案經理給淹沒了，因此報告的撰寫應以讀者看完之後能了解下一步哪些任務會被完成為原則，敘述重點，不去過度描述細節。

搏感情

專案經理與團隊成員培養一個良好的關係其實是一件很好的事，然而在實務上來說這件好事並不一定容易做到，但有一個不可否認的事實是，一個高績效的團隊，他的團隊成員感情一定是十分融洽的。專案經理扮演的角色有點像兼職康樂股長，或是社區委員會，專案經理創造一個可以發生的機會讓大家培養感情，例如：聚餐、打保齡球（請注意到預算問題）。

許多資深專案經理最後都會選擇進修心理學相關方面的課程，主要原因便是因為專案管理其實管理的不是事情，而是人，許多團隊中的矛盾是來自於團隊成員間的不信任，找出不信任的原因（例如：遇到問題是推託的風氣、權責劃分不清導致明哲保身、團隊成員對專案經理的不信任……等），很多時候我們很難從根本解決問題，但是我們可以借勢，引導它，讓事情逐漸往我們希望的道路走，僅與大家分享。

編輯/整理：Sara