根據專案規模的不同，專案各個階段會產生許多文件，各位專案經理們有沒有曾經找不到專案文件的困擾呢？或是不確定哪個才是最新版？或是有的文件放在公司電腦、有的文件放在自己的筆電、東放一個西放一些的結果是專案文件雜亂無章，因此在這筆者要跟大家一起探討如何運用雲端服務存放專案文件以及使用雲端的好處。
Tip 1: 隨時隨地
雲端」一詞在最近一兩年被大量廣泛的使用，甚至到達濫用的程度了，然而隨著所謂雲端服務的興起，也帶給了我們相當大的便利，其中雲端硬碟就是廣為人知的應用之一，例如Google的雲端硬碟、微軟的SkyDrive, office 365、免費軟體的Dropbox、還有可以整合雲端服務的Iunarchive……等。在這筆者不幫他們多做介紹了(因為他們又不付我廣告費~)，重點是運用這類型的服務，我們可以透過網路，隨時隨地存取專案文件，不用擔心電腦硬碟壞了、或是發生文件放在公司忘了帶的冏境。
Tip 2: 版本控管
有些軟體公司的雲端服務除了可以提供我們存取文件外，也提供文件「版本控管」的功能，還幫你記錄誰曾間編輯過這份文件，再也沒有比發現看了半天的文件居然是舊版的時候還要浪費時間的事情了，秉持著準時上班準時下班的精神，讓我們好好運用版本控管的功能，確保每次看到的都是最新版。
Tip 3: 與團隊成員共用
另一個運用雲端軟體存放文件的優勢是你可以與你的小組成員「共用」，選擇你想要共用的小組成員，設定他們的權限是可以編輯或只能檢視，如此可增加小組成員協同合作的品質並更有效率的運用專案文件。
Tip 4: 永遠都有B計畫
我們開車會準備備胎，看到陰天我們會帶傘出門，同理可證專案文件也必須要有備份，定期備份專案文件以防萬一。
上述提到的雲端硬碟服務，網址如下，有興趣的網友可以前去官網了解。
Google雲端硬碟：https://www.google.com/intl/zh_TW/drive/start/index.html
Dropbox: https://www.dropbox.com/
Microsoft Office 365: http://office.microsoft.com/zh-tw
Microsoft SkyDrive: http://windows.microsoft.com/zh-tw/skydrive/download
Iunarchive: http://www.iunarchive.com/
整理者：專案俱樂部副站長Sara
