筆者有個朋友，每週要開三個例行性會議， 第一個是專案會議，第二個是部門會議，第三個是全公司的會議， 除專案會議外，另外兩個會議每次開會就跟華山論劍一樣， 各大門派盡出奇招，好不熱鬧，事情本就一時半刻能有結論， 因此總是會而不議，議而不決。
好不容易開會數次後有結論了，卻是上有政策，下有對策，決而不行，弄得人仰馬翻。筆者舉的這個例子也許稍微極端了些，但在工作上，也許你曾碰過這樣的狀況，過多的會議造成某種程度上的困擾，也使員工生產力下降，筆者在這篇文章裡將要探討我們是否能有方式減少開會的次數或時間呢？
1.鼓勵回覆
有將近七成開會的原因是因為我們無法直接與決策者(decision makers)溝通，他們可能因公務、外派等各種原因很少進辦公室、不常回電話或mail，導致許多事情必須透過會議佈達。在這種情況下我們必須設法「鼓勵」這些關鍵的決策者「回覆」，讓他們養成回覆的習慣，當許多事情可以透過電話溝通、信件來往讓員工收到回覆，不僅可以減少員工因為等待而造成的延遲，開會時間及次數也因為待處理事項減少而減少，豈不兩全其美。
2.使用好的專案管理工具
在Ｎ多年以前，專案管理工具可能是大企業才能負擔的起，但是隨著科技發展，新技術的誕生，現在專案管理工具不僅價格越來越平易近人，也開始越來越廣泛的被使用了，作為21世紀的上班族，工作生產力與電腦軟體的使用更有著密不可分的關係，善用這些工具進行任務分配、部門或是團隊間的協同合作及討論，相信這樣可以有效的減少開會的次數。(這個前提必須建立在公司同仁也與你一起使用專案管理工具，否則只能節省個人的時間，而不能節省團隊的時間)
3.了解會議成本
公司行號是以營利為目的，當以上介紹的方法對你的組織都不適用時，也許你可以嘗試以ROI的角度分析會議成本，會議最大的成本在於人事，一個小時、八個人參與的會議，所花費的成本可能會到上百美元，在中、大型企業，每週會議花費的人事成本甚至可能高達上千美元，這樣的成本花費對於企業的營利是否有正向的作用，也許我們可以從這個角度出發評估會議的次數是否合理。
4.檢討是否需要定期會議
PM們都很喜歡定期會議，當專案開始的時候，PM常做的第一件事情之一是建立一個每週會議，讓team member能夠了解專案運行的狀況，然而隨著專案的進行，每週固定會議的價值似乎也不再那麼高了，因此我們可以根據專案狀況調整開會頻率，也許可從每週一次改成每兩週一次，或是每月一次，當然，視專案情況而定。
5.注意
在開會前先設定好遊戲規則，鼓勵大家在開會時集中注意力，善意的提醒他們將手離開筆電、眼睛離開手機、與發言者保持眼神接觸，畢竟如果要每個人一對一的開會實在是太浪費時間了。
專案管理中，開會是經常使用的一種手法，用於收集需求、同步專案狀況、凝聚團隊向心力……等，當會議的性質是分享或是公告訊息時，會議是不可或缺的，然而我們也要注意，會議有可能是浪費時間和降低員工生產力的殺手。
整理者：專案俱樂部副站長 Sara
