當我們在運作專案時,總是會需要做很多…很多…的事,那麼,相信你一定會覺得時間不夠用,不妨建議你閱讀以下五個技巧,以便讓你省下更多的時間。如果你在專案一開始,便想省下更多時間,專案結束時你將會發現花了更多時間哦!所以,請看以下五個經典技巧:  

 

1.先瞧一瞧相關的任務有哪些

掌握未來要達成的大藍圖和進行專案中的細節工作是一樣重要的。因此,首先,你需要先花一點時間,了解專案的目的和需要達成的目標,這麼一來,你才可以做出正確的決定以及解決問題的更好方式。

如果你把計劃裡相關的任務做工作先後順序的相互連結,試著想想看,第一個任務是不是真的要等到結束,或者是不是有可能把第二個任務先移到前面來更好。

舉個例子來說,如果你有二個任務,一項任務名稱為“撰寫需求”,另外一項任務則為“設計解決方案”,接著,你把這二件事情規劃在計劃並連結相互的關係,建議你此時不妨先想想,真的需要等到需求100%寫完後才能夠開始設計解決方案嗎?或許當你收集完80%的需求後便可以開始設計了。如果這樣做,專案中流逝掉的時間將會更短。

2.請把不需要的任務刪除掉

當你第一次規劃你的計劃時,你會根據需要達成的目標,列出所有可能需要進行的任務。

然而,當專案開始進行中,可能將會發生一些變化,同時由於時間越來越緊迫,你需要反覆的瀏覽計劃中的任務清單,並試著對所有需要進行的任務調整優先順序,如果需要,也可以刪除對專案幫助比較不大的任務,並只留下值得持續進行的任務

3.加多一點資源

有哪些專案中的任務是不需要做太多的訓練便可以快速上手的嗎?例如:“預定場地”或是一些比較容易完成的工作,或許你也可以增加更多人手?如果這是可行的,那加入更多的人手並委派給他們比較不特殊性的任務,將會省下更多的時間。

4.盡可能外包

如果你有辦法找到第三方,並透過外包幫你進行更多專案的工作,這將省下更多的時間。你可能外包給一個外面的組織、獨力承包商或者另一間公司。只要確認他們能夠掌握你所交辦的任務,並可對其工作負責,當然了!對待他們的態度也需要像對待自己的核心團隊一樣。讓他們感覺到愛,並且不要與全職的人有所差異,這樣你會從他們身上得到更多的回饋。

5.幫助你的團隊節省時間吧!

請隨時檢視你的專案團隊做的所有事情,找出那裡效率不夠好的部份,並幫助他們更有效率。同時,教導他們使用正確的專案工具,讓他們的工作更有效率。盡快回應他們的需求,實際上,很多專案的時間都是浪費在等待的時間上,因此,請確保團隊成員們不會一直在等你回應才工作。如果你給你的團隊對的方向、支持、工具以及所需的培訓,他們將會在專案中替你省下更多時間,並讓工作更簡單!

作者:游振昌

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