當我們在運作專案時，總是會需要做很多…很多…的事，那麼，相信你一定會覺得時間不夠用，不妨建議你閱讀以下五個技巧，以便讓你省下更多的時間。如果你在專案一開始，便想省下更多時間，專案結束時你將會發現花了更多時間哦！所以，請看以下五個經典技巧：
1.先瞧一瞧相關的任務有哪些
掌握未來要達成的大藍圖和進行專案中的細節工作是一樣重要的。因此，首先，你需要先花一點時間，了解專案的目的和需要達成的目標，這麼一來，你才可以做出正確的決定以及解決問題的更好方式。
如果你把計劃裡相關的任務做工作先後順序的相互連結，試著想想看，第一個任務是不是真的要等到結束，或者是不是有可能把第二個任務先移到前面來更好。
舉個例子來說，如果你有二個任務，一項任務名稱為“撰寫需求”，另外一項任務則為“設計解決方案”，接著，你把這二件事情規劃在計劃並連結相互的關係，建議你此時不妨先想想，真的需要等到需求100%寫完後才能夠開始設計解決方案嗎？或許當你收集完80%的需求後便可以開始設計了。如果這樣做，專案中流逝掉的時間將會更短。
2.請把不需要的任務刪除掉
當你第一次規劃你的計劃時，你會根據需要達成的目標，列出所有可能需要進行的任務。
然而，當專案開始進行中，可能將會發生一些變化，同時由於時間越來越緊迫，你需要反覆的瀏覽計劃中的任務清單，並試著對所有需要進行的任務調整優先順序，如果需要，也可以刪除對專案幫助比較不大的任務，並只留下值得持續進行的任務。
3.加多一點資源
有哪些專案中的任務是不需要做太多的訓練便可以快速上手的嗎？例如：“預定場地”或是一些比較容易完成的工作，或許你也可以增加更多人手？如果這是可行的，那加入更多的人手並委派給他們比較不特殊性的任務，將會省下更多的時間。
4.盡可能外包
如果你有辦法找到第三方，並透過外包幫你進行更多專案的工作，這將省下更多的時間。你可能外包給一個外面的組織、獨力承包商或者另一間公司。只要確認他們能夠掌握你所交辦的任務，並可對其工作負責，當然了！對待他們的態度也需要像對待自己的核心團隊一樣。讓他們感覺到愛，並且不要與全職的人有所差異，這樣你會從他們身上得到更多的回饋。
5.幫助你的團隊節省時間吧！
請隨時檢視你的專案團隊做的所有事情，找出那裡效率不夠好的部份，並幫助他們更有效率。同時，教導他們使用正確的專案工具，讓他們的工作更有效率。盡快回應他們的需求，實際上，很多專案的時間都是浪費在等待的時間上，因此，請確保團隊成員們不會一直在等你回應才工作。如果你給你的團隊對的方向、支持、工具以及所需的培訓，他們將會在專案中替你省下更多時間，並讓工作更簡單！
作者：游振昌
