專 案 管 理 輕 鬆 學

技巧 1：交錯安排每一個階段

一個專案要能夠完成，會經過很多的階段，這些階段通常包括了：起始、規劃、執行、監控及結束階段。 要能成功的在同一時間管理多個專案，其中的一個訣竅便是錯開多專案之間的階段，並盡可能讓專案運作的階段不要發生在同一時間。 例如：你不會希望7個專案在同一時間內皆處於規劃的階段，這將無節制的消耗過度的時間在專案上，並且容易造成專案的錯誤產生。 相反地，交錯安排這些專案讓你有些專案是剛開始、有些專案已經準備完成了。為此，你可以必要性的早些啟動部份專案，或是交換你團隊中的成員在不同階段去執行其他的專案。

技巧 2：避免專案超過負荷

你為什麼需要在同一時間內要管理很多的專案？這可能是因為你是一位優秀的專案經理！ 每個人都知道你是有能力且只要你負責的專案都能成功的結案。所以，當有人問到“這個專案應該分配給誰負責時”你的名字總是會被列在最上面。 從長遠來看，這種恭維可能會適得其反。因為在未超出負荷的狀況下，每個人一次最多就只能管理有限的專案，一旦超過反而容易造成品質下降更可能造訪績效上的不佳，為此，你必須知道何時需要尋求幫助或何時說“不”。

技巧3：不要共用資源

管理多個專案需要多個資源。你可以做的最糟糕的事情之一便是讓其他專案經理在其他項目上共享您的專用資源。 同樣地，當你在專案領域做的很出色以致於工作會超出負荷時，這代表你底下的成員也會有相同的壓力。 所以，你要嘗試限制這些資源被過度的使用，否則一旦資源過於分散，將不利於你專案的達成。因此，你需要盡可能地保護你的專案團隊，建議你列出一份清單如：用人管理計劃書，並清楚的掌握團隊成員在專案中的負荷狀況以及何時需要、何時可以釋出。

技巧4：委派專案細節

如果你只管理幾個專案，那你可能知道每一項任務、應變計劃、風險，以及專案中的每個細節。 但是，如果你一次管理很多專案，那麼，隨著時間的流逝，你將需要委託每個專案團隊都有一個人負責追這些細節。 要做到這一點，你必須找到一個懂得注意細節、注重事實及記憶力良好的人。如果你想在任何時候知道所有項目，你必須委派這些人以你的身份去執行任務。這將使您能夠專注的站在至高點去了解專案所有的全貌。

技巧 5：隨時發佈專案資訊

通常人們在管理多個專案的時候，會忘記做好利害關係者的期望管理。因此你需要隨時發佈最新的資訊，以確保所有人都能了解狀況。這也將會使您的工作更加輕鬆。 以上五個技巧提供你可以更有效的管理多個專案。

整理者：黃思蓉