專 案 管 理 輕 鬆 學

理由１：增加專案成功的機會

嘗試新專案時，總是潛伏著失敗的危機，這也是導致專案經理在工作上如此激昂的原因。你的工作是防止失敗以及避免失敗對專案所帶來的負面影響。然而，有太多可能與麻煩的變數會對你的專案造成影響，所以你使用的管理方法未必能解決所有的困境。事實上，適當時機使用專案管理方法，絕對能增加專案成功的機會。
怎麼說呢？因為適當的管理方法，是完成你專案的重要途徑。照著特定的管理方法，能確保所有必要的步驟都有注意到並執行著，而不是走捷徑，如此一來，專案將以公司所能達到的最高標準來執行。追隨著這些仔細考量過的指標，絕對能增加你執行專案成功的機會。

理由２：提昇工作上能使用的時間?

公司裡常發生不同團體建議各種不同的管理方法，這是很自然的，時常發生在部門成長或當專案執行的時期。
當專案執行時，必須在前一個步驟百分之百完成後，才能推進到下一個步驟時，該部門可能會採用「瀑布式方法」（waterfall methodology）。
而其他部門的專案管理可能會採行更靈活的專案管理形式，使得客戶的要求和需要的呈現，在專案執行時變得更清楚不同的管理方法在不同的部門都有可能運作良好。然而，有些資源需要在各部門之間相互分享。
當資源必須從一個已熟悉的管理方法，移轉到另一個使用其他管理方法的部門時，便要重新訓練該員工熟悉新的管理手法，因此，有可能造成該員工對於採用何種管理手法而產生困惑。
使用一個清楚、一致的專案管理方法，能夠大大減少訓練員工的時間，使員工能花更多的時間於更重要的工作中。

理由３：減少不必要的選擇

當專案的執行必須下決定時，時常發生一個很有趣的現象：對於龐大、複雜的決定，成員較少表示意見；而對於例行公事或簡單的決定，成員卻會表示較多意見。為什麼會有這樣的現象呢？
因為大多數的成員對於龐大、複雜決定的內容不熟悉，缺乏相關知識背景，然而，卻對較不重要或每天都發生的例行公事的決定內容較熟悉。這樣的現象，導致每個人對於小決定，都想插話表示意見或貢獻小小的心力。專案管理方法能減少以上提到的現象。所有的小決定都能在時效前完成。這些決定的結果都包含在管理方法裡，且成為所有人都能遵循的既定指標。同時，也能訓練團隊讓他們在重大決定和議題上，提供更多意見。

理由４：提供一致的報告和分析

當你查閱字典時，同一個字，通常有二到三種定義。這是正常的現象，因為不同的對話脈絡裡，適當的定義能協助理解句義。雖然，專案執行結果的報告和分析並沒有同樣的價值意義，但是，這些報告使用的術語卻必須是一致的，否則，將使閱聽者感到困惑。
舉一個例子，大多數的專案經理都很熟悉…工作“完成”的定義？如果你問一個開發者什麼是工作“完成”的定義，他回答是：當他完成編碼的部分，正準備執行下一個階段的工作，做算是完成。無論開發者完成編碼的部分是否接受過測試，或是否會被退回要求重做，對他而言，皆是“完成”工作。
但如果我們以另一個角度來看，一個顧客的對於工作“完成”的定義，可能是他付錢買的軟體順利安裝在他的電腦中，同時已經正常運行三個月，同時，所有的故障都已經被消除。導入專案管理不但可以更好的定義何為“完成”的字眼，更好讓整個組織有一致、有意義以及可被認同的報告。