在很多實踐專案中,專案的第一責任人—專案經理往往沒有非常充足的權力,即使在專案化水平比較高的組織中,專案經理缺乏權力也是常見的情況。這與專案經理的崗位特點分不開:那些有經驗、有能力的骨幹員工,往往是專案經理的優先人選。

專案工作要想順利的執行,最關鍵的環節就是各項工作職責的分配。如果WBS中的每一個工作包都能有明確的責任人,並得到相關責任人的認可和承諾,那麼專案工作的執行就會順利的多。通常,責任分配矩陣是實現這一功能的有效工具。在分配職責的時候,最理想的情況是團隊成員自己主動“認領”工作職責。自己認領,相當於做出承諾,這些工作的執行將得到最大程度的保證。但是一定有些工作活動沒有人主動承攬,這時專案經理就必須搞清楚原因,為什麼沒人對這些工作感興趣。

 

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原因可能有多種,比如工作難度過大;工作定義不清,太過籠統;團隊成員不具備相應的技能;工作本身乏味、毫無意義或費力不討好;責任過於重大,無人願意/敢於承擔等。專案經理一定要找到真實的原因,而不只是猜測。

如果工作難度太大,可以嘗試對這部分工作繼續分解,通過“化整為零”,來進一步降低工作活動的複雜性;如果是工作本身定義不清楚,就要設法將含混、籠統的部分給予澄清,比如盡可能的將工作要求量化,對工作過程做出更詳實的說明。如果因為資訊有限或受到其他內外部因素的制約,無法做到更準確的描述,也可以遵循漸進明細的原則,待時機成熟,時限臨近,有足夠的資訊支持的時候再做分配;如果團隊成員不具備完成相應工作的技能,理論上最好的措施是為他們提供必要、對口的培訓,幫助他們提高技能。但是在大多數組織中,即使有內部專職的培訓部門,也往往因計劃安排、資源配置、時間制約等因素,難於及時落實培訓。

 

所以如果遇到這種情況,專案經理通常需要向團隊以外的資源求助,包括相關職能部門或擁有相關技能資源的其他團隊;如果是工作本身讓人感覺乏味、無聊,可能需要在WBS中重新審查對應工作包的合理性,根據所謂“100%原則”,保證做到既不遺漏,也不多餘,如果確屬可有可無的內容,就一定要堅決刪除。如果只是類似於基礎數據的收集、統計、對比等工作量大,技術含量並不高,但是又必須執行的活動,則需要專案經理充分說明這些工作的真實意義;如果待分配的工作責任過於重大,專案經理可能需要給予團隊成員,特別是那些你認為具備承擔這些工作責任的團隊成員以積極的鼓勵和支持,並說明利害關系,必要時可能需要做出類似保證資源、分擔責任的承諾,以打消他們的顧慮。在工作中也要特別關注這些工作活動的進展情況,一旦發現問題,及時採取補救措施。

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不過,在具體的專案實踐中,面對無人願意承擔的工作,很多專案經理可能不得不心平氣和的對團隊成員說:“讓我們來做個交易吧”。通過互惠互利的原則,去換取你所需要的承諾可能是最高效和有效的辦法。既然要互惠互利,專案經理首先要知道,自己有什麼可以用於交換?你的團隊成員最關心什麼?最需要什麼?

 

專案經理手中的籌碼並不多,但是除了那些正式被賦予的權力外,作為專案團隊這一臨時性組織的負責人,專案經理還天然的具有激勵和獎勵團隊成員的權力。這種激勵與獎勵權力的合理運用,很大程度上可以彌補專案經理在管理團隊,分配工作職責過程中,由於自身權力不足帶來的問題。

總體來說,人的需求不外兩大類:物質的和精神的。物質方面通常包括收入、福利待遇、各種補助、津貼以及更好的工作工具和舒適的工作環境等。每個人都有物質需求,滿足合理的物質需求也是促使團隊成員投入足夠精神,開展工作的必要保證。專案經理應該有意識的主動向高層領導為團隊爭取合理的物質條件,包括更好的工作環境和工作設施。例如專案團隊專屬的辦公區域,令人心情愉悅、舒暢的綠色植物、性能更好,使用更便捷的工具等。在能力、權力允許的範圍內,專案經理也應該高度重視團隊成員個人的物質需求,並給予合理的滿足,比如適量的專案獎勵,以績效考核為依據的獎金分配等。但是作為專案經理這一特定身份,在物質方面給予充分滿足的能力是有限的,而且從人的本性來看,對物質條件的追逐也往往是沒有止境的,那個著名的童話,《漁夫和金魚的故事》就充分說明了人性的這一特點。面對越來越高的物質需求,專案經理真的是無能為力。

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既然滿足物質需求的能力和效果都有限,專案經理應該更用心了解團隊成員的精神需求。常見的精神層面的需求包括:工作過程產生的成就感,被認可、被稱讚所帶來的滿足感,個人經驗的積累和能力的提升,相關培訓機會,得到推薦、提拔的機會以及更個性化的具體需要等。看似種類繁多,但這些需求確實都在專案經理的能力與權力掌控範圍之內。當然,具體到每一個團隊成員,他們各自的精神需求不會直接的寫在臉上,專案經理必須投入足夠的精力去主動發現、發掘。通常情況,私下、單獨的溝通是最有效的途徑。通過與團隊成員“朋友式”的交流,可以獲得他們的真實想法。對於特定的人群,可能存在一些比較通用的“規律”,比如工作經驗並不太豐富的年輕員工/新員工,可能更希望在專案工作中得到鍛煉的機會與認可;而對於老員工們,能讓他們的部門領導收到一份描述他們工作情況,並充滿贊揚與感謝的郵件,遠比當面的讚揚更能激發出工作的積極性和主動性。有的時候,如果專案經理能從工作以外的方面解決團隊成員的個人需求,有可能會獲得更大的認可與感激,從而得到團隊成員高度的信賴與支持。

 

認真分析與掌握團隊成員的精神需求,並恰當的給予滿足,換來的是團隊成員對工作的承諾與執行,這也是專案經理管理團隊過程中最為重要的工作。這樣做的最大好處是,在團隊成員眼中,專案經理是善解人意,值得信任的,他們會更樂於聽從專案經理的安排與調遣,能夠承受更多的工作內容與更大的工作壓力,這對於專案經理最缺乏的權力是一種非常積極有效的補充。

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文章來源:中國項目管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4

 

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