許許多多的專案管理培訓,總是告訴專案經理要具備這樣那樣的素質和能力,包括溝通能力、專案團隊建設及人力資源管理能力、領導能力等等,要求高而全,更多的專案經理在無所適從中選擇了從自身優勢出發,如行業知識不多或技術能力不強的,就更看重溝通能力,認為通過良好溝通就可以做好專案,技術能力強的就更關注技術問題,以技術語言組織專案,不能站在客戶角度或使用客戶容易理解的語言進行溝通。

我們經常遇見這樣的一些情況:在系統集成實際工作中,遇到過這樣的專案經理,他們溝通能力很強,有親和力,特別能夠與客戶保持很好的關系,但仔細分析,發現他們在專案執行中實際上沒有細致的分解和計劃,往往以客戶關系為導向,以一些關鍵時間點為監控點,進行粗放的專案管理,經常還會以自己巧妙的溝通而自喜;也遇到過這樣的專案經理,他們技術能力很強,有一定的計劃和組織能力,但是他們的計劃往往太側重於技術方面,不能為客戶理解,得不到客戶的認可和支持,執行專案困難重重。這些情況都存在一個問題,就是沒有做好專案的計劃。

project plan

 

1、計劃的重要性

其實,PMBOK (專案管理知識體系)中對於專案計劃過程及重要性已經描述的很清楚,只是許多人在工作中忽略了,沒有按照專案管理的過程管理和組織專案,而是繼續沿用自己的經驗。沒有全面細致的計劃,僅有里程碑式的粗略計劃,不足以此指導專案執行和控制,對專案的進度情況難以判斷。計劃不細致,不全面,資源難以落實,成本不易控制,溝通也只能停留在表面問題上,等到發現問題時才知道怎麼溝通。往往會使專案經理疲於應付。

2、如何編制計劃

在實際的專案管理過程中,可以按照下面的步驟編制專案計劃。

第一、明確專案的目標和要求

對目標和要求的理解及描述不能只站在自己一方,而要關注客戶的立場,與客戶的需求符合,才更能與用戶溝通並達成一致。同時,要清楚設定了哪些條件去完成專案目標。

第二、根據專案的目標和要求,確定專案的工作範圍及不在範圍內的工作

工作範圍的確定需要用到WBS,即工作分解結構,對於工作範圍定義來說,分解到工作包即可。

第三,根據工作範圍定義,繼續分解完成各個工作包需要的活動

根據活動之間的關係排出活動先後順序,估計活動所需時間,確定活動需要的資源,即可作出專案時間進度計劃。同時,也可編制出初步的資源計劃。

第四、有了進度計劃和資源計劃

根據完成專案活動所需資源情況,即可進行費用預算和分配,得到專案費用計劃。

第五、根據進度計劃,資源計劃以及費用計劃

可以確定哪些資源足夠,哪些資源需要通過採購,哪些資源採購更合理,什麽時候需要哪種資源,從而得到專案採購計劃。

第六、需要考慮專案風險

專案的風險管理主要有風險識別,分析和應對,首要的是風險識別,風險識別實際上是對照專案的目標和工作範圍,找出影響目標完成的可能因素,然後再分析這些因素發生的可能性及影響程度,最後,制定出應對計劃。

第七、編制質量計劃和溝通計劃。

第八、將以上計劃整合,平衡資源和其他因素,形成專案整體計劃。

3、如何進行工作分解

遵循以上步驟,可以編制出專案整體計劃,這個專案計劃涉及到PMBOK所講到的九大知識領域,可以說這個計劃夠全面了。但是,這個計劃是否能夠細致而全面,有一個前提條件,就是工作分解能力。層次不清,分解不細,該想到的沒想到,編制出來計劃的後果可想而知。

第一、分解方式選擇

可以按照產品結構分解,按照平面或空間位置分解,按照功能分解,按照實施過程分解,不同專案或不同的分解層次可以按照不同的分解方式進行分解。在按照實施過程分解時,往往是按照專案生命周期進行的,根據專案特點將專案分成好幾個階段,這時要注意不用與專案管理的五個管理過程組相混淆。

第二、完備

所謂完備是指周全的考慮到了每一個方面,沒有遺漏。

第三、相互獨立,沒有重疊

是指所有同一層次的內容是獨立的,可清楚區分的,不相互包含

 

做到以上幾點,工作分解就會層次清晰,細致全面。為了更好地掌握工作分解要點,推薦大家看看《麥肯錫方法》這本書,對於提高工作分解能力有巨大的幫助。

4、分解能力和計劃能力是核心能力

當你具備很強的分解能力時,計劃能力隨之而提高,分解能力是基礎,相對於計劃能力,是核心中的核心。有了分解能力作為基礎,在處理其他專案問題,諸如資源,風險,溝通等時,你同樣可以做到讓思路更清晰,目標明確,有的放矢。在專案之外,有很強的分解能力為基礎,遇到任務或問題時,你總可以理出清晰的思路,從而找到解決方法。所以,專案經理首先需要練好工作分解基本功,從而提高專案的計劃能力。隨著經驗的不斷積累,你的領導能力,溝通能力,團隊建設能力等等得到提高,你就成為了令人欽佩的,合格的專案經理。工作分解能力和計劃能力得到提高後,你就具備了專案經理最核心的能力,絕大部分的專案工作就可以有效控制在你的手中,感覺到許多工作都在按照你的思路進行著。

 

project plan 1

 

文章節錄:中國項目管理資源網

圖片來源:1 2

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