時間管理工作開始以前應該先完成專案管理工作中的範圍管理部分。如果只圖節省時間,把這些前期的工作省略,後面的工作必然會走彎路,反而會耽誤時間。合理安排專案時間是專案管理中的關鍵內容,它的目的是保證按時完成專案、合理分配資源、發揮最佳工作效率。“按時、保質的完成專案”大概是每一位專案經理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時常發生。其主要工作包括定義專案活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定專案完整的進度計劃、資源共享分配、監控專案進度等內容。


專案一開始首先要有明確專案目標、可交付產品的範圍定義文件和專案的工作分解結構(WBS)。由於一些是明顯的專案所必須的工作,而另一些則具有一定的隱蔽性,所以要以經驗為基礎,列出完整的完成專案所必需的工作,同時要有專家審核過程,以此為基礎才能制定出可行的專案時間計劃,進行合理的時間管理。

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怎麼“分解”時間?
1、專案活動定義

將專案工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務,這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。在專案實施中,要將所有活動列成一個明確的活動清單,並且讓專案團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應該採取文件形式,以便於專案其他過程的使用和管理。當然,隨著專案活動分解的深入和細化,工作分解結構(WBS)可能會需要修改,這也會影響專案的其他部分。例如成本估算,在更詳盡的考慮了活動後,成本可能會有所增加,因此完成活動定義後,要更新專案工作分解結構上的內容


2、活動工期估算

專案工期估算是根據專案範圍、資源狀況計劃列出專案活動所需要的工期。估算的工期應該現實、有效並能保證專案質量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環境因素對專案工期的影響。
一般說來,工期估算可採取以下幾種方式:
(1)專家評審形式:由有經驗、有能力的人員進行分析和評估。
(2)模擬估算:使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎,計算評估工期。
在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。專案工期估算完成後,可以得到量化的工期估算數據,將其文件化,同時完善並更新活動清單。

 

3、活動排序

在產品描述、活動清單的基礎上,要找出專案活動之間的依賴關係和特殊領域的依賴關係、工作順序。在這裡,既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關係,也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴關係以及為完成專案所要做的一些相關工作,例如在最終的硬體環境中進行軟體測試等工作。
設立專案里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是專案中關鍵的事件及關鍵的目標時間,是專案成功的重要因素。里程碑事件是確保完成專案需求的活動序列中不可或缺的一部分。例如在開發專案中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作為專案的里程碑。
在進行專案活動關係的定義時一般採用優先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網路模板這四種方法,最終形成一套專案網路圖。其中比較常用的方法是優先圖示法,也稱為單代號網路圖法。

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文章節錄:中國項目管理資源網

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