你負責過會議記錄嗎?這項技能看似簡單卻不是每個人都會。很多人記錄會議時彷彿化身聽寫機器人,只是將逐字稿打出來,不只耗費大量時間,成品也因冗長又瑣碎、找不到重點而沒有人想閱讀!

其實,會議記錄不是要你一字一句如實紀錄,而是要去蕪存菁,將有價值的部分保留下來。

那要怎麼找到有價值的內容呢?只要抓出會議的「Q&A」就可以了!

能簡單「去其糟粕,存其精華」的紀錄法

最簡單的方法,就是將會議要討論的議題轉化成「問題」,以提問的形式記錄下來,再將決議事項以「回答」的方式寫在問題後面。

看起來好像理所當然,但不是每個人都具備確認「議題」的能力。甚至有許多會議是以模糊的名目開始,與會者們籠統地輪流發言後就不知不覺結束了。這種時候,讓整個會議的目的變得清晰、不至於白開一場就是非常重要的事情了。

  

在陳列每組「問題」與「回答」之間,可以依據他們的重要程度決定先後順序。

能夠做到「抓出問題」與「辨別輕重」這兩點的話,就算初步合格了。

 

會議記錄5大重點:

1. 找出議題,區別「主題」跟「問題」

會議固然是為了討論某一「主題」而成,但主題跟需要提取出的問題是不同的。

以「企業培訓」為例,主題可能是「員工內部教育訓練籌備會議」,但若記錄「教育訓練規劃討論」就太籠統了,可以更深入地記錄「教育訓練目的為何?」「講師類型為何?」「訓練時常多久?」等等。

 

2. 盡量簡潔有力

會議記錄最重要的是實用性,不需要過於枝微末節的細節,當然也不需要詞藻優美或引經據典,這些都會影響日後的閱讀。

只要按部就班地釐清會議目的,並用簡單的文字記錄下來就好了。

 

3. 將「前因後果」標示出來

寫下「至前一次為止的流程」以及「下一次的預定計畫」,對整份會議紀錄的完整性會有很大的助益,這樣將記錄發送給中途加入的同事,也能讓他清楚整個企畫的流程與走向。

例如若這已經是同主題的第二次會議,可以在記錄本次議程前,先寫出上一次的題綱或決議事項。

 

4. 找出會議的「屬性」

不同的會議種類有不同目的,例如有處理單一特定事件、對問題下決定的「決策型」會議;或是需要腦力激盪;激發創意想出新企畫的「發想型」會議;作為專案追蹤、事項紀錄的例行回報會議等等。

如果能把屬性定位明確表示的話,也有助於進一步釐清整場會議的目的。

 

5. 以「未來目標」做結

用疑問句的方式寫下「未來的目標」,這個目標可以是比議題更廣大的大方向。

目的是讓下次會議的議題更加明確,讓參與成員凝聚向心力的同時,也方便之後收集資料與進行準備工作。

 

結論

其實,在撰寫會議紀錄時,可以想像成自己在主持那場會議,因為如何使會議焦點明確、議題清晰與妥善安排各項議程等寫出優秀會議紀錄的訣竅,也是成功主持會議的訣竅。

當下次主管再指派你負責會議紀錄時,不需要擔心會浪費大量時間又做不好囉!

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

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