專 案 管 理 輕 鬆 學

「改變」對職場工作者來說是一個很重要課題，「改變」，或許可以為自己帶來更多的財富、權位以及更好的生活品質，但也有可能在改變的過程中花費你許多時間、財產，更有可能讓你的生活品質變得更糟，可惜的是，這應該不會是你想要的結果。

因為這樣，「改變」一詞常讓許多人卻步，或者認為自己無法改變或不需要改變，認為無法改變的是通常是把改變想得「太偉大」；而相對的，不需要改變則把改變想得「太渺小」！

第一步不一定要大

把改變想得「太偉大」的人主要認為改變一定要有很大的變化「才能算得上」改變，例如：取得證照或者學到一些過人的技能！因為這樣，有些人會投資時間與金錢並到培訓機構上學習如何考取國際證照，只是，當我們考取專案管理證照的同時，專案管理的能力並不會在獲得證照的那一瞬間突飛猛進。相對的，我們把「專案管理」回歸到基本面就是把人、時間、金錢以及資源等做一個系統化的管理，這些管理技巧都可以在日常工作中一點一滴的改進與提升。實際上，改變可以發生在每天的基本動作上，只要你有一個願意學習的心態。不需要把改變想得這麼「偉大」，非得萬事俱備才能進行。好的改變，其實都是從小的事情開始！

改變從最小的事開始

小的改變、小的行動，影響力往往超出想像。舉例而言：每天一早你到公司上班時，第一件會做的事情是什麼？收電子郵件？上網？還是吃早餐？或許你可以試著做一些簡單的改變：試著找一個安靜的地方，別急著開始工作，利用這段不會被別人打擾的時間，把這一周或是這3天想要做的事情一一的寫下來，或許你也發覺：想不到竟然有這麼多事情需要完成！

調整工作先後順序

雖然事情很多，但不一定每件事都很重要，因此，你需要調整工作的優先順序，什麼是重要的工作事項？有些工作如果完成後可以讓主管或同事們看到有形的成果，建議你可以先做！畢竟實值的產出會比無形的成果更顯性化個人工作績效，換言之，如果完成工作後，可以立即得到認同或是換到較多的掌聲，工作的CP值較高，當然值得先做！

此外，比較容易完成的工作或是工作的同時可以順便完成的事項都建議你可以提高工作優先順序！現在你已經懂得用另一個不同的工作手法來改變了，你已經準備要開始改變了嗎？

善用IT 電腦工具

寫下手邊的工作你會用什麼方法？有些人會用便條紙或是手機，如果你懂得用電腦工具，像是：Trello這套看板管理工具，便可以協助你更有效的安排工作的先後順序！

你可以上網找到這套軟體，你不需要安裝，除非手機中使用。這套看板管理工具的操作並不複雜，實際上為了讓大家的工作績效透明化，越是簡單的軟體才能讓人們願意接受與使用。

當你開始使用這套工具時，你可以先給自己騰出一段思考的時間，接著，把要做的工作事項一一列到[To Do]列表中，你也可以多開幾個列表，有些列表可能是長久想要達成的目標或是目前遇到待解決的瓶頸。

同樣的，都把需要進行的事項一一列下來，接著，利用之前提及的管理思維調整工作的優先順序，有些工作大項可能很複雜，或者需要完成許多小細項，這麼一來你可以再把需要進行的清單表也就是Checklist一一列出，你還可以加上更多的工作描述，如果有必要，也可以設定工作的截止日期。

從改變自己到改變別人

現在你已經懂得用新的管理手法來管理工作了！你還可以將這樣的管理手法邀請更多人一起來「改變」，並用新的工作管理模式來與大家一同協同合作。

在我們公司中，每個人的工作都是公開且透明，因為這樣，每個人的辛苦大家都可以被看到，因為這樣，每個人的績效都被顯性化，也因為這樣，工作上的效率可以有更好的改變。

改變的第一步不一定要大，只是絕不能因為「改變」讓人們想要卻步，當自己開始改變，並讓別人看到改變帶來的好處時，人們才會願意跟著改變，現在，你已經開始要改變自己了嗎？

專案管理顧問有限公司 
游振昌 CEO ,Project MVP ,PMP, Project MCTS

Use the right tools and right concept to do the RIGHT THING.