專 案 管 理 輕 鬆 學

 

還有嗎？如果有，請留下你聽到的！

也許你會質疑：這很重要嗎？知不知道專案興起的原因，對執行專案有幫助嗎？

答案是：這很重要，這對專案也很有幫助！

因為，知道專案興起的背後原因，至少有二個重大功用：

每一個專案之所以會成立，都會有其背後的原因，稱之為商業需求(Business needs)。依據專案管理協會(PMI: Project Management Institute)所發行的專案管理知識體指南(PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge)，在第四章中，很明確的指出，專案興起可能會有以下幾種原因：市場需求、組織需要、客戶請求、科技提升、法律要求、生態影響、社會需要、、等。專案團隊如果可以清楚明白，為什麼要做這個專案，可以讓工作帶有意義，讓工作變得不只是工作而已。譬如：世界展望會每年都會舉辦飢餓30活動，這個專案的目標是推動體驗飢餓行為，並舉辦一場集體禁食30小時的大會。但是其背後的原因是，希望透過這個體驗，讓世人經歷飢餓的感覺，從而發揮愛心，幫助這世界上還有許多沒飯吃的窮困人們。了解專案為什麼會興起，往往會激起專案團隊的使命感，並強化專案必須成功的企圖心。

不可避免的，專案進行過程當中，總會有許多利害關係人，希望能搭個順風車，要求在專案中"順便"多做一些他想要的事。一張張的變更需求(Change Request)如雪片般飛來，利害關係人豪爽的說要錢給錢、要人給人，你做就對了。於是，專案就此開始發福、發胖，終至無可收拾。此時，專案背後的商業需求就是最好的審核依據了。如果變更明顯與商業需求不符，就該與利害關係人說明拒絕的理由，並取得諒解。

除了專案興起的原因很重要之外，興起這專案的人，也很重要。這個人，是專案的擁有者，也是最後取得專案利益的人。他指定專案經理，他決定專案走向。PMBOK稱此人為專案資助人 (Sponsor)，在專案進行過程當中，他必須全程參與。實務上，國內很多單位，專案資助人興起專案後，就再也不聞不問，從此與此專案毫無瓜葛，這是不對的。專案興起人有責任協助專案經理，並確保專案的最後成功。萬一不幸，專案失敗了，除了專案經理外，他也該負完全的責任。如果用RACI圖來說，專案經理是負責(Respnsible)，專案資助人就是當責(Accountable)了。

現在，如果你在專案中，請你想想，為什麼會有這個專案，這個專案的存在價值在哪裡？你會發現，原來，你不只是在寫程式，你是在幫助最終使用者解決長年以來的不方便。原來，你不僅僅只是顆小螺絲，而是撐住大廈可以屹立不搖的其中一份子。同時，找到專案資助人，拉近專案資助人與專案團隊的距離，讓他成為專案團隊最好的靠山。