學生時代結束後,同學各奔東西在職場上努力,每當舉辦同學會時,話題不外乎爸爸媽媽經,或是工作甘苦談,讓我訝異的是,某個成就令人稱羨的同學,他與我們分享他的工作困擾並不來自於工作壓力,而是來自於斷頭或太監的專案,他解釋:「斷頭的意思是專案才剛開始就喊停,太監是做了一半就喊卡。」但是專案的狀況並不是結案,而是暫停,先放著不動去做其他的。我問:「為什麼會這樣呢?」他說:「有時候因為公司走向改變,有時候可能是老闆最近對這個比較有興趣,就決定先做這個,也有時是主管說先做這個,因為做出來績效比較好看,或是突然客戶說我趕著要,於是從普通件變急件......。」
故事到此結束,其實不只筆者的朋友,許多人也都面臨了一個同樣的狀況,那就是一家公司一定會有許多專案同時進行,可能這些專案性質彼此相關,也可能不相關,各自獨立,那麼當公司資源有限時,應該先做哪一個專案呢?建議您可從以下幾個面向出發思考
1.專案時程短
2.技術門檻低
3.回收速度快
一個專案如果同時具備上述三個條件,建議您應該將它放在第一順位優先進行。對公司來說,技術門檻低表示容易做完,(簡單的先做,柿子挑軟的吃),專案時程短表示公司能較快結案,越快結案也就能越快收錢,如此才能以案養案,讓公司快速穩定的成長起來。不論公司規模大小,也不論所屬行業,只要不是慈善事業,我想都是以營利為目的(笑),不論您的角色是員工、老闆、股東,當您能越快的完成專案,專案也就能越快的為您帶來收入,如果是新產品上市或是開發新系列的產品專案,這類型的案子常能為公司帶來一些現金。
4.客戶滿意度&員工滿意度
有時候錢不是問題,但是客戶奇摩子不好就是非常大的問題了,失去客戶的信任,對公司而言將是一個巨大的災難,因此若有專案目標是提升客戶滿意度,也應優先考量其順序,我想大家都能認同,一個心情美麗的客戶會讓工作更加順利。企業對外是客戶滿意度,對內則是員工滿意度,提升員工滿意度可以降低流動率,以及最小化員工可能跑去為競爭對手服務的機會。雖然業界有些條款(例如旋轉門條款…...等),然而員工與客戶是企業的根本,如果根本不在,企業也無法永續經營下去,因此,有關客戶及員工滿意度的專案也應慎重考慮其優先性。
專案的優先順序的擬定,其實就是在做一種「選擇」,選擇一個對公司最有利、最有價值的專案去經營進行,那麼您呢?您為您的生活選擇最適合的專案去努力了嗎?與您分享。
補充:關於專案優先順序的安排,對於理論有興趣的朋友可以參考「專案治理」的相關說明,延伸閱讀推薦:Ralf Muller-Project Governance
Sara 徐雪洳