專 案 管 理 輕 鬆 學

一．完成文件編制

不能充分編制文件的專案團隊對自己的專案所知甚少，就會承受更大的風險。此外，如果缺乏數據，就不能及時發現變化。細致的專案文件讓你具備確認專案計劃的基礎。本步驟的最終目的是設立並記錄專案計劃，使之符合專案目標並切實可行。專案文件分為三類：定義文件、規劃文件和階段性專案溝通文件。定義文件通常是最早編制的，它們包括高層專案評審、範圍陳述、專案建議書、專案資助、人員配備和組織資訊以及專案方法。

規劃文件，比如專案工作細分結構和專案資源計劃，也在專案的最早階段編制，並在整個專案過程中，隨著變動的批准和新資訊的出現而不斷得到補充。階段性專案溝通文件是在整個專案過程中積累起來的，它們包括狀態報告、會議記錄以及專案回顧。

專案文件具備統一、易讀的格式才最有用，因此，應該採取適當的格式並持之以恆。安排專人負責文件的創建、保存和分發，確定如何及何時可以並應該改動文件。只有當需要文件的人員隨時可接觸到文件，文件才有價值。在網上儲存文件（附加適當的權限安全控制）是確保所有團隊成員能接觸並依靠相同資訊展開工作的有效途徑。

二．增進團隊合作 

完成高難度專案需要團隊合作、信任以及成員之間互助的意願。在緊張情況下，鏈條總是在最薄弱環節斷裂。要應對這個問題，在專案人員彼此陌生的情況下盡量減少風險，辦法之一是舉行專案啟動研討會。啟動研討會是旨在增進團隊合作，並啟動專案進程的活動。良好的啟動活動能達成對專案目標和重點的共同理解，避免浪費時間和重復努力。專案啟動研討會要及早組織。要在日程、促進者、所需資訊、地點、時間以及參會人員等細節方面下足功夫。在討論和演示文稿中，要盡力讓人們對專案目標、重點、主要交付成果以及團隊成員的角色與責任形成共識。研討會之後，要向所有參會人員提供會議成果和決定的書面總結。 

三．建立管理儲備

管理儲備是專案風險管理的常用術語，其目的是減少不確定性。基於期望風險建立的時間與預算儲備，可以使日程更為可靠。建立儲備不是放寬估算，而是運用風險測評資訊設置適當的緩衝，使得專案能按承諾交付成果。  建立管理儲備依據兩個要素：已知風險和未知風險。第一個要素來自於計劃數據。未知風險則是無法預料與描述的風險。對未知風險做明確規劃是不可能的，但來自以前專案的度量指標可以就風險大小提供指導。運用專案資源分析和風險數據來確定需要多少儲備。預算儲備可用來加快工作，提供額外資源，或採取其他必要行動以確保時程。既關注預算儲備，又不能將其用於跟風險無關的專案變動，這可能是個挑戰。 

四．爭取明確支持

高風險專案需要得到能夠調動的一切幫助，因此，要努力為自己的專案爭取並保持高優先度和看得見的支持。尤其在高風險專案中，你需要得到以下承諾：迅速解決升級的問題，保護專案團隊免受衝突和非專案承諾的影響，批准所要求的任何管理儲備。

爭取支持的最初討論專注於概要，因此編寫清楚、資訊豐富的概要至關重要。在準備用於討論的專案資訊時，要包含高層目標、里程碑專案日程表、專案評估，以及主要任務與風險概要。如果你的計劃顯示當前專案規劃跟所要求的專案目標不匹配，你還應該有許多高層建議，描述可行的替代方案。擁有數據是成功的關鍵，因為在此類談判中，力量對比不利於你。雖然投資者和經理們容易對擔憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實就難多了。有證明文件的歷史數據的任何專案資訊都可以成為以事實為基礎的目標談判的起點。 

五．確認專案計劃 

討論和協商後，要確認就專案達成共識。要使用來自於規劃過程的，並經商議變動過的專案文件，以建立專案基線規劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風險，並更新應變計劃。 公布最終專案文件，讓專案團隊能在專案整個過程中使用，以管理進度。在設定專案基線時，要固定所有具體要求。要同時設定專案範圍和基線計劃，必須運用既定的變動流程，才能對兩者進行改變。

六．闡明變動控制程序

專案計劃被接受，具體要求固定下來後，要仔細考慮所有變動再加以最後確定。決策者簽署專案文件後，讓專案再出現未經審核的變動是非常冒險的。雖然新資訊始終圍繞技術專案流動，保持要求的穩定性對專案成功至關重要。未經管理的變動會導致時程偏離和預算問題。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風險。有效的變動管理流程中，所有變動都被認為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負責變動流程的人員有權推行自己的決定。變動評審者必須在專案中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產生的積極和消極影響。

文章來源：中國專案管理者聯盟