Microsoft Visio 可以很容易的把圖形與資料庫同步連結在一起，因此當資料庫修改時Visio圖形中的資料也會跟著變更，不僅如此我們還可以用顏色來進行提醒，例如：當電腦圖形中的資料其更新狀況為不明時自動將圖形顏色變更為紅色警告我們，而當狀況為良好時則將圖形顏色用綠燈來表示，有了這樣的功能，IT 小張在管理電腦資訊時只需在Microsoft Visio 2010的工作表中便可以輕易的掌握所有資訊，到底怎麼做到呢？簡單：
1. 首先，我們需要先確認每個Visio 圖形在屬性上皆有資料庫內容，如沒問題接著由功能區中選擇[資料]中的[資料圖形]，並設定[建立新資料圖形]
2. 接著，選擇[新增項目]，再設定要根據哪個欄位，並顯示為何種方式來顯示
3. 其中我們可以在[顯示]為有3種方式來顯示，分別為：資料橫條、圖示集以及色彩值
4. 選擇完畢後，接著設定條件，例如：當成本或是狀況在哪個數值或是文字狀況時用哪一種圖示或是顏色來呈現
5. 一旦設定完畢後，我們便可以以顏色的方式來管理資料庫的狀況了！
