一頁紙專案管理的課程中,同學們除了針對一頁紙本身運用的時機、場合、容易碰到的問題,以及如何套用在現在的專案工作上之外,我發現同學們對多專案管理的興趣格外的高。容我先來說說這個多專案運用是怎麼產生?

 

 

多專案的誕生

 project plan

在我運用了一頁紙進行專案管理的一段時間之後,我開始發現如果想要同時管理 30個以上的專案並且能夠有效的在會議中進行匯報,就算是採用一頁紙也相當吃力!在很多時候當我一個人要管理30個以上的專案的並匯報的時候,常常都會出現以現的幾個狀況。

  1. 頭重腳輕
  2. 輕重不分
  3. 大小混雜

 

頭重腳輕—前面討論的就比較重要?

 crazy

 

先來說說第一個狀況吧。我相信大家都參與過專案檢討的會議,通常這會是一個例行的會議也就是說時都是固定的。

舉例來說我過去都是在每週一的下午2點到4點進行專案會議,一開始大家都還很有精神,於是針對擺在比較前面的專案就討論得格外的仔細,時間也花得比較久。但到了最後約莫剩下45分鐘的時候,大家也都累了,所以即便這個當下有很重要的案子需要仔細的探討,也可能隨便討論兩下並沒有把問題釐清就草草下了結論與執行方案,這是我們很常遇到的。

 

 

輕重不分—大家齊頭平等的分配專案資源

 每個案子在檢討的時候如果不能夠看到相關重要資訊,自然而然就很容易發生這樣的狀況。一個小案子可能我們花20分鐘的時間討論,然後決議派兩個工程師投入進行。一個很重要的案子也同樣花20分鐘研擬如何進行,然後也同樣決議投入兩個工程師進行開發!很難想像為什麼會這樣對嗎?但卻是天天上演在我們的周遭。主要的原因是在專案討論的過程中,沒有提供與會人員與決策者案子規模與效益的明顯資訊,所以往往我們都採用一視同仁的方式來處理不一樣的專案!

大小混雜—我的案子比你大,但公司卻沒給我比較多資源?

balance

 

你是否也常遇到你手上有一個500萬的案子,卻被50萬案子的業務搶走資源。會吵的小孩有糖吃,當然我們也可以說是公司在進行專案資源分配的時候對專案規模的不清楚所導致的。還有一個常見的問題是,管理專案資源分配的會議跟實際運作的流程並沒有一個好的方式勾稽在一起,導致會議是會議,執行是執行,大牌的業務即使最小的案子也搶走其他業務中等規模案子的應有資源。

基於以上3點我所碰到的問題,我開始進行了一頁紙專案管理版面的修正。我希望有一個方式可以讓我在短短有限的會議時間中先討論重要的、先評估緊急的、先關注錢多的。所以我經過幾次的調整,重複的調整我想要的資訊呈現方式,最後就出現了現在的一頁紙多專案的管理版面!

project page

接下來我開始針對當下我需要了解的資訊放入,再逐步的調整確認我都能看到每次會議中大家比較關注的要項。

 

專案重點資訊 讓你一秒知道如何排序

One Page Project Management

左上角的資訊部分,我優先放入過我關注的專案類型,當時我的工作中有分OEM/ODM/OBM,OEM金額最大,OBM金額最小但我最優先關注的是OBM自有品牌的產品發展。

接下來我放入專案規模的數據,這邊我用的是金額,表示這個專案可以替公司帶來多少營收,此數據是由業務所提供或是我過去的經驗所計算出來的,建議各位使用者如果要代入類似業績等預估,盡量由當責業務來提供,將來被檢討的時候,可以安全脫身(哈哈)。

 

第三欄我放入區域別,因為有時候會關注每個區域現在案子總計的金額累計多少了,是否有案子不斷的進來,案子數目多2季之後的業績就有著落了,沒案子進來當然就要好好的關心”該區域”的業務了。

 

第四欄開始我放入專案執行中需要支援的相關單位,如LAB、Sales、RD這幾個欄位,各位可以視公司狀況調整,很多公司支援單位不一定是部門層級,或是根本就是同個部門內的專案,就不適用這樣的格式了。

我在這邊用實體黑色圈圈表示該部門有投入資源,紅色實體圈圈表示目前專案進度卡在該部門中,需要協助排除。為什麼我會放這三個欄位,因為PM很多時候都很努力,但因為其他部門的狀況造成專案無法準時,所以一定要在會議中將目前專案卡在哪個部門讓主管知道,這樣也方便主管或老闆”深入”的去關心該單位了。

 

專案紅綠--讓你掌控專案主要狀態

Oracle Project

這邊馬賽克主要是這都是我過去的真實使用狀況,為了不透露敏感資料還請大家見諒。

 

第一個欄位是專案的名稱,這邊很簡單就不多做說明。

第二個欄位則是表示專案的狀態,綠色表示一路順暢,沒有需要特別關注的事項。黃色則是有點小狀況需要加緊腳步追趕。紅色就是已經出現嚴重的Delay了,可能是人力不足或是Issue解不出來。

通常的做法是先檢討紅色狀態的專案,讓老闆搞清楚現在需要什麼資源才能搞定這個專案的卡關,回到正軌。黃色則是要鞭策相關部門,拿出來提醒即可。綠色就兩句帶過不需要花太多時間在暢通無阻的專案檢討上。

 

一頁紙的多專案管理是一個很方便的管理及報告方式,方便我們聚焦在緊急的、重要的、以及規模大的專案上,這樣就可以在有限的會議時間中,確保該關注的都被關注,不會因為人為的因素而搗亂會議流程!

 

 

延伸課程:一頁紙專案管理 (晚間課程)

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心智就像肌肉,唯有不斷的壓力破壞,提供充足的養分,才能成長茁壯!

作者:管理Muscle    Ryan/鄭喬挺

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