如果你的主管請你3天內提供一份你從來也沒有做過的報告…

如果你的老闆請你分析部門業績為什麼這麼差…

 

如果你的上司請你找出公司的離職率為什麼這麼高…

你都不曾做過,你應該怎麼處理這些狀況呢?

想想看以上這些問題在第一時間你會怎麼回應? 

 

如果你也曾這樣回答

 

同樣的問題我問過一些學生

:主管又沒有教過我,怎麼可能會…

:3天這麼短的時間,我連日常工作都做不完了,我還做這個…

:我哪知道去哪裡找資料做分析報告阿…

你會發現以上是你很常聽到的回答。

你也會發現有一些人很快就可以在部門中佔有一席之地或被主管賦予重要工作的人

他們的回答通常是…

:好的老闆!這份報告您最想要看到的是什麼?

:經理,有關業績衰退的部分我想先取得近3年的報表來做分析。

:協理,離職率偏高的問題我會先去比較基期,再針對公司的現狀做一個全面性的研討。

 

 

懂得這三項你也可以不一樣

為什麼大家都一樣是沒有做過

但這些優秀的人卻可以先做好簡易的應對

接下來再利用時間去找尋所需要的資訊

進行分析以及研究找出解答呢?

1. 設立基準線

Baseline

 

這些表現得比較優異者的做法是,在還不曉得真實的狀況前先找出一條基準線來做標準

獨立思考的第一要素是找出參考,當有了一條基準線之後,接下來你要判斷的是什麼是好的現象?有哪些什麼是不好的現象?

比如說離職率偏高的問題。

如果根據過去的經驗我們把基準限定為3%,那麼低於3%就是良好,高於3%就是不好。

 

2. 找出差異的關鍵

Key Differents

離職基準定為3%,那我們是以全公司的離職率來找出關鍵呢?還是需要再細化呢?針對某些問題如果有子因素會繼續影響,我們就要繼續往下拆解。

如公司的綜合離職率是4%,業務部離職率8%,製造部2.3%,品保部4.5%,那你就要往下繼續去針對各部門找出基準線後,再開始去思考過去業務部的基準都是5%,為什麼最近一直飆高呢?

影響離職的因素有很多薪資、員工相處、主管等等。有些隱性的因子很難發覺對不對?但也有一些顯性的因子你可以提早發現

離職前通常會出現什麼狀況?一定是請假變多了,出勤變差了,常遲到等等…人資單位的你就可以根據這些數據來提出警訊讓部門主管可以早期發現、早期治療。

 

3. 找出回到基準線的可行方式

Objectives and key results

既然已經有了基準線,也知道偏差的原因了,那接下來當然是找出回到基準線的方法有哪些了!

在此之前當然要先深入的挖掘問題,如果不知道怎麼做的人請參考這篇 YYYYY~~問自己5個WHY?教你找出真正的問題!

當你找出真正的問題,答案也呼之欲出了。這邊我建議可以使用OKR的思維來做改善。OKR是最近很流行的企業管理方式,用在個人當然也可行。

 

 

「O」是指目標(objectives) 「KR」則是關鍵結果(key results)

繼續回到上面的例子來說,業務部離職率8%,我的目標設定為離職率全年度為2.5%,接下來要思考我要完成什麼關鍵結果才能達成我的目標呢?

於是我分析之後設定了幾項。

  1. 出勤率98%
  2. 每月深入面談兩個部屬,每個部屬50分鐘
  3. 請同仁每個月提出3個公司的改善建議

 

設立這些「KR」都是有原因的,用出勤率來監控同仁是否有不斷的請假面試。

深入的面談部屬是希望藉由這個方法讓部屬來反應問題,同時你也可以更進一步的了解部屬的想法。

請同仁提出改善建議的思維是通常人在還沒有死心前會比較願意說出一些自己看不下去的問題,藉由這個做法,你也可以察覺到底有那些問題他們在放在心上。

獨立思考是轉大人的核心關鍵能力之一,下面還會有篇幅繼續介紹有什麼方法可以來培養獨立思考的能力!

 

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心智就像肌肉,唯有不斷的壓力破壞,提供充足的養分,才能成長茁壯!

作者:管理Muscle    Ryan/鄭喬挺

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