最近有一個學員問我一個問題:「現在學習MS PROJECT的人是不是變少了?」

我頓了一下,心想:

「MS PROJECT這套軟體在辦公室軟體中的普及率,的確不像MS Office 這麼高,但使用量是否變少,我覺得應該沒有,而是使用者不一定清楚何時需要使用這套軟體!」

因為這樣,我又好奇的問那位學員:「你通常使用MS Project 來做什麼?」

他回答:「畫甘特圖阿!」

接著,我微笑的回答:

「的確很多人都拿MS Project 來畫甘特圖,其實,如果你會一些Excel小技巧,也可以用Excel 畫出甘特圖哦!那你覺得,如果兩套軟體都可以用來畫甘特圖,你會再額外花錢買MS Project並花時間學習嗎?」

他回答:「當然不會!」

我微笑的回答:

「所以囉!如果你認為MS Project 只是用來畫甘特圖,你當然就會覺得沒必要再花時間學習,所以你就會覺得現在學習MS PROJECT的人變少了!」

聽到這樣,他好奇的問:「那你覺得MS Project 主要用來做什麼?」

我告訴他:「每一套軟體都用適用的範圍,MS Project主要用來應用在傳統式專案管理,同時又聚焦於解決專案管理中『關鍵路徑』也就是『要徑』的問題為主!

CPM

 

waterfall

 

 

聽到這裡,他有點疑惑的問:「什麼是傳統式專案管理?什麼又是關鍵路徑?總覺得只覺得聽到一堆專有名詞…」

我告訴他,與其解釋名詞,不如我舉一個例子,或許你會更清楚知道,何時會需要使用MS Project哦!

我問:「你在職場工作或是生活中,是否曾遇過某個案子被要求一定要在何時完成?」

他回答:「幾乎每個案子都是這樣!」

接著,我再問:「如果案子延誤會怎樣?」

他有點激動的回答:「當然不行啊!會被罵的!」

我再問:「所以,你遇到的每一個案子都不會延誤?」

他頓了一下回答:「好像也不會,有些還是照樣會延誤…」

我告訴他:「如果有一個案子,一旦延誤,每過一天,你個人就需要支付高額的賠償金,或者,如果延誤,你的信譽甚至生命都會受到影響,此時,你還會讓專案延誤嗎?」

他告訴我:「當然不會!」

我再告訴他:「如果該專案,不僅有截止日期,同時,為了完成該案子,前前後後需要進行超過10項的小任務,更麻煩的是,有些任務需要等待前面的任務完成,後續才有辦法進行,當遇到這麼多限制,你該如何有效的管理?」

他告訴我:「以往,我都會告訴主管『我一定全力以赴!!』」

我問:「然後,使命必達?…」

他笑笑著說:「其實也沒有…」

結論:現在學習MS PROJECT的人是不是變少了呢?

我們不如思考,你所負責的專案是否有以下的性質:

  1. 有絕不能延誤的截止日(延誤會造成『跟自己相關』的金錢、信譽等損失)
  2. 需要運作的任務清單多(至少超過10項)
  3. 任務間有前後關係(相依性)
  4. 參與專案的成員複雜度高(溝通管理眾多)
  5. 任務複雜度高(許多任務之前沒做過或者任務很難界定驗收標準)

身為專案經理的你,為了嚴謹的控制每個任務最多可運作的時間(任務工期),你就會發覺,管理專案可不只是畫甘特圖這麼簡單!那麼,你就會考慮使用MS Project來管理專案了!

 

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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