專 案 管 理 輕 鬆 學

因為這樣，我又好奇的問那位學員：「你通常使用MS Project 來做什麼？」

他回答：「畫甘特圖阿！」

接著，我微笑的回答：

「的確很多人都拿MS Project 來畫甘特圖，其實，如果你會一些Excel小技巧，也可以用Excel 畫出甘特圖哦！那你覺得，如果兩套軟體都可以用來畫甘特圖，你會再額外花錢買MS Project並花時間學習嗎？」

他回答：「當然不會！」

我微笑的回答：

「所以囉！如果你認為MS Project 只是用來畫甘特圖，你當然就會覺得沒必要再花時間學習，所以你就會覺得現在學習MS PROJECT的人變少了！」

聽到這樣，他好奇的問：「那你覺得MS Project 主要用來做什麼？」

我告訴他：「每一套軟體都用適用的範圍，MS Project主要用來應用在傳統式專案管理，同時又聚焦於解決專案管理中『關鍵路徑』也就是『要徑』的問題為主！」

聽到這裡，他有點疑惑的問：「什麼是傳統式專案管理？什麼又是關鍵路徑？總覺得只覺得聽到一堆專有名詞…」

我告訴他，與其解釋名詞，不如我舉一個例子，或許你會更清楚知道，何時會需要使用MS Project哦！

我問：「你在職場工作或是生活中，是否曾遇過某個案子被要求一定要在何時完成？」

他回答：「幾乎每個案子都是這樣！」

接著，我再問：「如果案子延誤會怎樣？」

他有點激動的回答：「當然不行啊！會被罵的！」

我再問：「所以，你遇到的每一個案子都不會延誤？」

他頓了一下回答：「好像也不會，有些還是照樣會延誤…」

我告訴他：「如果有一個案子，一旦延誤，每過一天，你個人就需要支付高額的賠償金，或者，如果延誤，你的信譽甚至生命都會受到影響，此時，你還會讓專案延誤嗎？」

他告訴我：「當然不會！」

我再告訴他：「如果該專案，不僅有截止日期，同時，為了完成該案子，前前後後需要進行超過１０項的小任務，更麻煩的是，有些任務需要等待前面的任務完成，後續才有辦法進行，當遇到這麼多限制，你該如何有效的管理？」

他告訴我：「以往，我都會告訴主管『我一定全力以赴！！』」

我問：「然後，使命必達？…」

他笑笑著說：「其實也沒有…」

結論：現在學習MS PROJECT的人是不是變少了呢？

我們不如思考，你所負責的專案是否有以下的性質：

1. 有絕不能延誤的截止日(延誤會造成『跟自己相關』的金錢、信譽等損失)
2. 需要運作的任務清單多(至少超過１０項)
3. 任務間有前後關係(相依性)
4. 參與專案的成員複雜度高(溝通管理眾多)
5. 任務複雜度高(許多任務之前沒做過或者任務很難界定驗收標準)

身為專案經理的你，為了嚴謹的控制每個任務最多可運作的時間(任務工期)，你就會發覺，管理專案可不只是畫甘特圖這麼簡單！那麼，你就會考慮使用MS Project來管理專案了！

作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問