簡報是現在所有上班族的必備技能,大家都希望在台上時,能進行一場精采的簡報。

然而,很多人雖然會盡力準備,但卻努力錯方向,最後反而弄巧成拙

例如,過去曾有學員特地來詢問我:

老師,上次我負責為經銷商們介紹公司的新產品,前一天晚上我準備到深夜,

把每頁PPT都背得滾瓜爛熟,也盡全力把產品的每個細節都介紹出來

但講著講著,我往台下一看,發現聽眾都低著頭滑手機,根本沒在聽我講!……怎麼會這樣?

 

我一聽就知道,他正是踩中了很多人都沒發現的「簡報地雷」之一!

大家最常犯的錯誤大概這幾個

1.沒搞懂台下聽眾想聽什麼

簡報都有目的,可能是要自我推薦、銷售產品或是賣一個Idea

但想要打動聽眾,光是抓出「目的」還不夠,你還必須知道聽眾要聽到什麼才會買單。

以學員的問題為例,即使他將產品介紹的再怎麼詳細全面,都是做無用功──因為他的聽眾是經銷商,他們只想知道這項產品好不好賣、能不能熱賣

掌握好聽眾的需求,才不會準備簡報時努力錯方向!徒勞無功!

 

2. 色彩太多、醜得很華麗

ugly beauty

很多人在製作簡報時為了讓畫面豐富美觀,會試圖增添色彩,但他們往往因不具備色彩學或配色的相關知識,讓畫面過於「五彩繽紛」,眼花撩亂又缺乏美感,反而是適得其反。

 

不會配色,擔心把簡報搞得花花綠綠嗎?其實有一個簡單的方法:搭配logo的顏色

像如果你所屬公司的logo是橘、黑色系,可以將你的簡報以這兩種顏色做主色調設計,簡單又能增加記憶點。

 

3. 簡報資訊雜亂、缺乏重點

很多人想將大量的資訊呈現給聽眾,會將所有文字都打在投影片上,把畫片塞得滿滿滿。但其實,這樣子不會讓聽眾覺得你準備認真,反而會覺得你不只沒重點還不專業,造成反效果。

應該要遵循「簡化原則」──將一整段文字抓出重點,關鍵、醒目地標示出來,再配合口頭說明就好。

 

4. 無法讓聽眾留下印象

Forgetting curve

這也可以解釋為何當簡報結束後,會感覺台下聽眾好像一片茫然──因為他們也已經把20分鐘前的內容忘得差不多了

解決方法:除了接續上面第3點的「簡化原則」、要讓聽眾接收到簡潔有力的訊息外,重要的是在簡報結束時進行「重點收斂」,而且不要超過三點!

 

5.引發聽眾的興趣

這是最重要的、但也是最多人容易踩到的地雷。要怎麼讓聽眾認同、喜歡你的簡報,並進一步接受呢?

引發聽眾們的興趣?那要怎麼才能引發聽眾的興趣?怎麼讓聽眾深有同感、心有戚戚焉!

 

很多人都知道比起「單純講述」簡報,「一邊提問一邊講述」更能吸引觀眾;

但是效果最好的其實是「提問並解決聽眾的問題」

像是我們在文章一開始舉的例子,在聽眾皆為公司產品經銷商的簡報中,如果你提出:

「新產品將能受到消費者青睞的因素」

「新產品在行銷上的優勢」

「新產品與某項客群的需求高度符合」等等,

以上幾點就是在解決聽眾的問題!自然而然會引起他們的興趣。

 

因此,善用換位思考,把簡報時把台下聽眾當成主角,不要把自己想說的一股腦說出來,卻沒有設身處地的為聽眾著想。

 

結論(符合剛剛提到的收斂不要超過三個重點!)

1. 講台下想聽的,不是你想講的!

2. 抓住最重要的關鍵字,簡潔俐落的表達出來

3. 試著去引發聽眾的興趣

 

下次,試著避開這些簡報錯誤!讓台下看你的簡報就像看一場表演吧!

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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