善用敏捷手法與專案工具有效完成專案管理！

2011年底微軟產品經理與我討論一個產品的行銷計劃，這個計劃的最終交付成果為一片CD，目的用於行銷活動上，由於計劃還在評估階段，因此只是有想法，但是否要GO/NO GO，都還沒定案也因為這樣，這個想法並沒有實際落實…

隔了半年，正確時間為4/18，產品經理突然找我談這個行銷計劃，並且確定這個專案需要執行，比較趕的是，由於該產出物需要用於5/23的大型活動，因此，我一定得在5/21全部完成並且將500片交付的CD成果，送達台灣微軟公司中，如果沒辦法準時完成，該專案將宣告中止！比較困惱的是，這片CD到底要包含哪些內容(範疇)？品質要達到怎樣水準？有多少預算可以使用(成本)？我與產品經理都還沒有達成共識！當然，為達共識，我知道，如果照PMBOK的專案管理手法來看，我應該先要收集需求，才有辦法掌握要做哪些，因此，我應該先寫一份企劃案、做個雛型，接著給產品經理(發起人)一一確認，經一段時間的逐步完善後，才能確認專案範疇，接著，根據專案範疇，我們才能預估出所需要的成本、時間以及人力資源等等，但，在這個專案中，我十分清楚，如果我接受這個專案，卻沒辦法在5/21前完成成果，專案便會中止！身為賣方的我，當然便拿不到任何費用，也因為這樣，我清楚這個專案我一定要做，但身陷時間限制以及風險極高的狀況下，我應該如何來管理這個小專案呢？

agile

以敏捷來構思專案管理的方式

藉由敏捷專案管理，我學習到一個全新的概念，以往，我們可能先要有專案的範疇才能清楚的定義出所需的時間與成本，如果範疇不確認，這個三角形的底端就會越拉越大，時間可能會拖得越來越長，成本也有可能會越做越大，最後專案也有可能因為這樣而宣告中止，相對於，敏捷專案管理，則是根據時間與成本的限制條件來縮小專案可做的範疇。

落實敏捷的手法

以我的專案為例：我清楚從確認要做到交出成果，我不到1個月的時間，但成本呢？為了提昇專案的效率，我與產品經理(發起人)先由預費溝通起，在實務上，我知道這個很難，因為買方通常不會說出他們的籌碼，但如果時間與成本不確認，範疇不定下來，專案將無法展開，產品經理同意我的想法，我也要求產品經理把印刷以及壓片這些成本轉嫁由我負責，一般人不喜歡這樣做，但我覺得這樣反而比較好，因為，我可以更好掌握時間與成本，同時避免多個窗口造成責任劃分不清，以及溝通管理[N*(N-1)/2]太多太複雜，總之，經過溝通後，我們總算達成共識，如此一來，我更好規劃在時間、成本的限制下，這個專案最多准許的範疇有多少！

透過工具讓我更好掌握可用時間，可別以為有這樣的限制，產品經理(發起人)一定會接受我規劃好的專案範疇，透過敏捷手法只是讓我更有效的擬定出企劃案，因此，再怎樣的專案也都還是要收集需求並確認範疇的,只是在時間的限制條件下，產品經理有多少時間可以確認？另外，雖然由4/18到5/21一共有35天，但這個專案不是我一個人來做，還包含了：網站人員需要進行設計、排版人員需要進行美編、以及要到工廠進行印刷以及壓片等等，特別是在大量印刷以及壓片前，一定都還需要產品經理再三的確認後才能進行，但他有多少時間可以確認？此外，我是專案經理我可以24小時加班工作，但工廠可不接受加班，總而言之，這個專案中的每個任務真正可用的時間是很少的，但到底多少？我需要一個有效的工具幫我規劃出來！有些人可能覺得時間這麼少，還需要用專案工具來規劃嗎？還是只要使用Excel 就可以輕鬆搞定了！或許是，但我不以為然，我個人認為，專案工具越來不用越是不清楚軟體可為我們解決哪些問題，我曾經發表過微軟產品的Office 4.3、95、97、2000、XP、2003、2007、2010，以及Project 95、97、2000、2003、2007、2010等等，有趣的是：我發覺我到企業進行說明會或是輔導時，人們私下問我遇到的問題其實早在微軟很早的版本就已經提供了，只是大家不知道而已，因此，我時常說：電腦工具的狀況是：“不是不需要，而是不知道！”我在Project Club 專案俱樂部的[PMIS 影片學習]區分享了不少使用Project 不使用Excel 的原因，有興趣的朋友們不妨可以以上網瀏覽。

在這個專案中，我試著把所有要做的任務一一列出，由於每個資源可用的時間是不一樣的，因此，我使用Project 所提供的資源行事曆進行任務行程的調整，例如：壓片需要2個星期，但星期六、日是不會工作的，相對於規劃CD內容物的部份由我所負責，因此，我以24小時制的方式來訂定其行事曆，實際上，資源行事曆的實際應用，就不是Excel 這套試算表軟體會考慮到的，但相對於正確的專案工具軟體Project 便有提供這項功能。經過規劃之後，我才發覺，原以為35天的專案在時間上似乎還很寬鬆，但經過規劃後才知道，原來我可用的時間只有5天這麼少！