專 案 管 理 輕 鬆 學

簡單來說，ChatGPT是一個大型的資料庫，會根據使用者的提問給出相對應的回答。

如果以往我們Google後需要自行閱讀資料後整理吸收，使用ChatGPT的好出就是：它已經幫我們把許多的資料消化融合後，直接把答案給我們啦！

也因此，許多公司已經積極的思考，要如何將現有工作結合 ChatGPT，更進一步進行業務的拓展和工作的整合！

既然生成式 AI 跟職場工作的結合，已經是大勢所趨，也是職場的必備技能，那這次我們就來探討，要如何讓生成式 AI 和 專案管理的工作相結合。

經過游老師的研究和實際操作，如何將 AI 用出專業度而不流於一般的基礎是回答，我總結出三個重點：

角色設定＋你的提問＋條件或呈現方式。

專案經理們，快把上圖收藏起來！

掌握這三大重點及專案管理關鍵字，可以幫助你的ChatGPT給出靈活又專業的答案。

至於要怎麼做？就是這篇文章要示範給你看的方法了！

讓我們開始吧！

ChatGPT註冊流程

首先，你一定要有ChatGPT，註冊的流程不難，3.0的版本也不收費。

讓我們花兩分鐘，註冊好你的專屬帳號。

進入ChatGPT 首頁，點擊右上角的Sign up。

點選 Sign UP 為自己註冊一個帳號。

目前ChatGPT提供三種快速註冊方式：Google、Microsoft和Apple，只要點擊你想用來註冊的帳號，就可以直接使用！

點擊帳號後，照例需要一些基本資訊，按照要求，輸入你的性、名以及出生日月年之後，按繼續。

接下來系統會請你輸入你的手機，寄發一組認證碼，輸入認證碼之後，就可以正式使用屬於你的ChatGPT 啦！

目前OpenAI提供三個不同的功能，我們點擊最左側的 ChatGPT。

讓我們直接開始向 ChatGPT 提問吧！

大數據庫很厲害，任意挑個問題應該難不倒它！讓我們來試試：

「身為產品經理，我想要舉辦一場新產品上市發表會，請列出可以帶來的價值。」

厲害了！輸入上述提問後，ChatGPT 可以很快地將相關的答案列出

包括宣傳和推廣、創造興奮和期待、產品展示和示範⋯⋯甚至到與客戶互動和反饋、建立品牌形象等，大項目都列出來了。

但是眼尖的你有沒有發現一件事，游老師的提問放入了關鍵字，不只是單純的提問而已！

打造專業問答能力：掌握生成式 AI 提問技巧提升專案管理效能

沒錯！要將ChatGPT用出專業度，最重要的就是身份和提問的掌握度了！

剛剛的提問，游老師不只問「新產品上市發表會」要做什麼，我還設定了「我的身份」——「產品經理」，不僅是上市發表會，我還要看到「價值」。

透過明確的角色設定，加上你的明確提問，收到這樣指令的ChatGPT 會變得更「專業」。

這就是一種「角色扮演」！

如果再加上一些「限制」，讓我來看看ChatGPT的表現如何。

當我們把提問改成「身為『專案經理』，請列出新產品上市發表會『專案目標』，需要符合『SMART』。」

SMART 是一個常用的目標設定和表達方法，它是一個縮寫，代表著五個關鍵要素： Specific （具體的）、 Measurable （可衡量的）、 Achievable （可達成的）、 Relevant （相關的）和 Time-bound （有時間限制的）。這個方法旨在幫助人們設定明確、可衡量、可實現、相關且有時間框架的目標。

ChatGPT也確實根據這五個原則，分別列出相關的資訊，甚至舉例給我們看。

加上更加細緻的指令，ChatGPT的回覆愈來愈細膩和專業。

在這邊也教大家一招，ChatGPT可以固定角色扮演，只要在同一個聊天室中，固定以以一個角色的身份，問相關的問題，ChatGPT就會很清楚自己的「身份」而給予相對應的專業回覆。

所以接下來的問題，我們就不用再加上「身為專案經理」，可以直接拋出問題給它了。

「請列出新品上市發表會需要完成哪些成果？」

讓我們來看看ChatGPT是不是能夠接得住？

ＯＫ！讓我們細看其中的項目，不論是項目計劃和時間表、預算計畫和管理一直到會後的成果進行統計和紀錄，都一一列出。

我們再來試一個，如果讓它寫上市發表會的 WBS 呢？

加上了 WBS 的指令，ChatGPT 開始以

「1上市發表會

1.1項目計劃和策劃

1.1.1確定目標和項目範圍

1.1.2……」

精細的WBS項目！

如果再加上其他的限制指令呢？

「請列出新產品上市發表會 WBS ，其中參與人數需要達到300人，至少5家媒體報導，10,000次以上曝光量以及預算控制在50萬台幣。」

讓我們來看看加上限制條件後，ChatGPT會給什麼答案。

這個⋯⋯答案十分模糊呀！提出來的只有大概，完全不具備參考作用。

看來——

只能僅供參考喔！

所以專案經理們，小心運用 ChatGPT ，你的提問對他來說，是很重要的導航，同時，我們也要詳細的核對 ChatGPT 提供的答案是否正確。

不過呢，你以為這樣就是它的極限了嗎？來看看游老師怎麼突破！

根據前面的測試，有限制對ChatGPT 是沒有問題的，接下來我們用減法的方式，把前面的限制稍微簡化一些。

把前面「參與人數需要達到300人，至少5家媒體報導，10,000次以上曝光量以及預算控制在50萬台幣。」的限制減少為「其中參與人數達到300人，預算需要控制50萬台幣。」

這回答又回到了精準的ChatGPT 了。

我們再繼續問「至少5家媒體報導，100,00次以上曝光量」看看ChatGPT會給什麼回應。

它給出了要與媒體關係建立、媒體邀請和設定及社交媒體策略和行銷等的細節建議。

從上述的測試我們可以看到，和 ChatGPT 問答時，可以給予更多的專業詞或是限制，但如果限制過多， ChatGPT 就沒有辦法辨識提問的方向，給出的答案反而會過度攏統。

這時候，就需要適度收斂提問的限制。

如果限制比較複雜，可以學游老師將限制分段提出，就能獲得更精準的回答了。

我們再來請 ChatGPT 給點不一樣的。

能不能以「時間表」方式呈現上市發表會需要運作的工作呢？

ChatGPT 立刻以「時間」為主軸，將活動前何時該完成什麼工作一一設定好。

真的很厲害！

此時，游老師心中不由得想，這麼厲害，那我們來看看可不可以這樣厲害？

來以「一頁式報表」方式呈現吧！

來吧！

這⋯⋯和我們想像的，有點出入啊！

理想中的呈現方式，沒有辦法完全透過ChatGPT的提問完成。

看來生成式 AI 在專案管理中的應用還需人力協助

總結：ChatGPT與專案經理的結合及其局限性

ChatGPT與專案經理的結合確實是一個令人興奮的領域。透過測試和呈現過程，我們發現ChatGPT在回答專案管理相關問題上表現優秀。不論涉及工作分解結構(WBS)、SMRT方式、還是時間軸的呈現，ChatGPT都能快速提供專業的指導和建議。

善用ChatGPT的關鍵在於提問的技巧。我們需要讓ChatGPT扮演專案經理的角色，並將專業領域的專有名詞納入提問中，這樣一來，ChatGPT的回答將顯著提升專業度。

或許有人擔心，這麼強大的AI是否會取代我們的工作？然而在這一路的測試中，我們發現了一些有趣的事實。實際上，ChatGPT無法完全取代人力。

以「上市發表會」為例，雖然ChatGPT能列出大致的工作範疇，但細節上仍需經驗和人力進行微調。同樣地，提問的方式和措辭也極大地影響ChatGPT的回答。

這意味著我們必須持續學習專案管理的基本概念、技能和相關知識，以提出高質量的問題獲得優質答案。

此外，ChatGPT並無法立即生成精確的「一頁紙專案」，這些資訊精準度和流程控制需要更多人力的參與。

儘管ChatGPT強大，但仍有局限。因此，專案經理們，學會如何與ChatGPT合作可以幫助我們的工作更快速完成，掌握專案的進度和內容。然而，日常的進修與鍛鍊，仍是必須持續進行的。

許多專業知識和專業運用需要靠人力協助，ChatGPT無法完全取代。所以讓我們繼續努力提升自己的技能，因為在專案管理的領域裡，我們仍然扮演不可或缺的角色。