對於許多專案經理而言,專案團隊管理恐怕是他們所面臨的最頭疼的問題之一。在一個專案團隊中,有各種不同的人員,他們具有不同的背景,有著不同的特長,也具有不同的性格特征。如何充分發揮每一位團隊成員的積極性和特長,並保證這些積極性和特長的發揮能夠與專案目標保持一致

是每位專案經理在團隊管理中必須處理好的問題。在設計好專案計劃之後,為了保障計劃的實施,專案經理通常都會與專案團隊的成員進行溝通。一般而言,制定溝通計劃應考慮以下因素:

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一、溝通對象

作為專案經理,要了解每個人的脾氣稟性、特長和工作方式,並且還要注意大家之間有無個性衝突的問題,防患於未然。並針對人員配置調整計劃進行溝通,應該考慮到受到不同影響的員工對該計劃會產生不同的想法和反應,因此應該分別采用不同的溝通方式,溝通頻率和員工進行溝通。

二、溝通方式

可根據溝通事情的不同選擇不同的方式。團隊中每個人性格都有差異,需要溝通的事情也千差萬別,因此,在溝通的過程中可以根據結合自身的性格特點和需要溝通的事情本身來選擇合適的溝通方式。溝通方式並不限於正式的會議方式,也可以採用內部刊物,廣播,小型座談會,培訓等多種形式溝通方式,選擇不同溝通方式時主要應該考慮到員工的接受習慣,以及該方式本身的效果。

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三、溝通內容

溝通資訊是溝通計劃中的核心部分,在不同的階段循序漸進地將人員配置計劃的必要性、配置計劃的具體做法、人員配置計劃所產生的影響及公司所採取的相應措施等以合適的方式向員工傳達。溝通的專案內容包括專案的背景、目標、難度、目前可用的資源等等,要求大家統統發言,根據每個人的經驗和觀點的不同對專案進行分析,要讓每個人對這個專案有一個比較全面的了解,只有專案組成員對專案了解的越清楚,才能夠全面的去看待自己的工作,看到自己的工作對於上游和下游的影響,才能更好的處理自己的工作任務。

四、溝通頻率

由於人員配置計劃得實施本身需要相當長期的磨合,員工需要經過較長時間才能對之真正認同,因此可以選擇定期召開會議、發布簡報和不定期座談、活動的形式相接合的溝通頻率。

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五、工作分配的問題

在專案的基本情況和意義明確以後,需要進行專案工作分配的分解和分配,以及責任分配的問題,這個步驟要根據前面了解到的每個人的特長以及專案工作本身的情況進行分配,盡量能夠量力分配,並且大家最好不要有異議,如果有的話也要提前說出來。

六、反饋渠道

為了保證員工真正理解並認同人員配置計劃,應該提供一定的員工意見反饋渠道,使員工感受到公司在重大問題等決策和實施上尊重員工的看法和意見,從而在心理上更容易接受。同時,這種反饋機制也有利於該人員配置計劃的改進和提高。

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七、溝通方式和衝突處理方式的問題

在專案正式開始實施之前,需要把溝通的方式和衝突處理的方式規定下來,而且如果定下來後就是團隊的章程,大家都要按照這個去執行。

在專案過程中可能由於工作不順利等情況,造成成員間的衝突,所以要根據不同的問題事先規定一些處理方式,分別對待。

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八、工作檢查和考核激勵的問題

作為專案經理,應該具有人事和獎金分配的權利。作為專案經理要對專案的工作負責,對每個人的工作進行檢查和審核,並把結果以不同的方式及時通知給每個人。

有效溝通是專案團隊發揮戰鬥力的前提之一,作為團隊領導者的專案經理更應當作為表率與團隊成員進行密切溝通。這樣接手的專案才有成功的可能。

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文章來源:中國專案管理者聯盟

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