你如何知道你在什麼時候能完成專案呢?很簡單,你只要在完成一個專案項目時就將它紀錄下來,那麼你就會了解你的專案還剩下多少部分沒有完成。

因此,你需要一個非常具體的方式去評估你的專案進展,讓你清楚知道專案進度是否有照著專案時程走。以下提供了三個技巧,讓你能清楚了解專案資訊並確認專案進展是否有如預期地進行。

技巧1:專案里程碑

專案里程碑就是出現在甘特圖上的標記,這標記並不是在告訴你說你有項目應該被執行,他告訴你的是在那個時間點,有專案項目應該開始執行或是完成執行;也就是能讓你知道你處理的項目是處於開始亦或結束的狀態。

透過甘特圖,你就能迅速地知道你的專案進度是否有落後。列出你的里程碑並標記上起訖日期;如此一來,你就能輕而易舉地掌控專案進度。

專案里程碑除了能讓你清楚知道專案有哪些項目還沒處理之外,也能讓你知道在下一個項目來臨之前你還有多少時間去完成現在執行的項目。專案里程碑能幫助你了解你訂定的時間是否可行,讓你清楚了解專案執行進度。

技巧2:專案時間表

專案時間表是另一個評估專案進展的方法。一般來說,專案每位成員都會將他們執行的專案任務記錄下來,你可以藉此了解他們執行任務所花費的時間是否如預估的一樣。如果成員所花的時間超出預期,那麼你就知道這部分的專案任務必定無法按時完成。利用已有的時間記錄和預估的時間做比較,你就能迅速地掌握住你的專案進度並省去許多額外的進度估算。

專案進度表能讓你知道你的專案進展是否將會延遲,讓你不時地去檢視你的預估時間。檢視預估時間是相當重要地,專案任務完成時間的事前預估如果不正確,那麼你整個專案就會跟著延宕!

技巧3:專案完成比率

第三,你可以透過百分比率來了解專案進展。專案開始時的完成率即為0%,而當專案整個完成時的百分率就是100%。執行專案時會產生的數字一定會在0~100之間。

當你的專案已經完成一半時,你就可以預估你還剩下一半沒有完成;但是,如果你得在三個月內完成六個月份量的專案,那麼你的專案管理軟體可能就會顯示你只完成了25%。雖然這不是了解專案進度的最好方法,但如果你手頭上有許多專案一同進行時,那麼這種計算方式就能讓你掌握進度,了解專案小組的進度是否超前或落後。

 

以上就是三個能讓你了解專案進展的方法,希望以上這三種方法對你有所幫助。但請注意,了解專案進度是還不夠的,你還得知道當你專案進度落後時,你該如何處理,而這就是另一個主題了,請敬請期待!

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