專 案 管 理 輕 鬆 學

專案經理也試著去解釋專案無法在時間表內完成的原因，不過發起人聽完後可能不是十分開心，於是專案經理因為進度“太慢”而被卸下職位…

上述案例聽起來你會很熟悉嗎？當然我們不會希望這樣情況發生！範疇潛變 (Scope Creep)發生在專案中的需求改變，同時還在不受控制的範圍下被提出。當然，這些改變發生在專案進行的所有時間。然而，如果不加以控制該改變也將意味著：能夠讓專案的工作保持在最佳狀態，以及有效地管理專案的專案經理已經很少了。

範疇潛變(Scope Creep)通常發生在專案開始時，新的需求會被增加。一般情況下，專案團隊在原有的範圍下，預計提供他們同樣的資源，不過這樣是不適當的。

另一方面，你可能被批准且考慮改變，但這過程永遠沒有結束的一天，因為，每次你認為你已經完成新的需求時，也代表著你必須做出更多的改變。

以下有五個方法可以降低範疇潛變的方法

1. 紀錄需求

談到範疇潛變，最重要的事情是記錄您的需求。

試著和利害關係人溝通，並找出他們的需求，接著寫下他們需求。你可能還會需要要處理一些衝突，特別如果其中一個利害關係人希望他的新網站是藍色的，但其他利害關係人卻希望是綠色的，你需要有人負責出來做協調，並做出最後決定。同樣的，你可能要優先考慮一些需求，因為需求可能無法完全被實做出來。

2. 設定變更控制流程

需求文件是起點，但有些人想要去改變需求時會發生什麼事？如果我們認為所有一切都不會改變，這絕對是不切實際的想法，因為在實務專案管理中，一定不會變的是：專案一定會改變！

如果你想有效的管理與控制所有的專案變化，你需要一個變更控制流程與系統。專案管理軟體PMIS可能擁有變更控制與流程控管的功能，例如：記錄變更的狀況、進行文件版本的控管或是審批流程，因此，你可以好好善用這些功能。

從本質上來看，有些人於需求變更上會給予建議，而這些建議可能被審查，假如被批准，則會納入專案計劃中。

為您的專案建立流程的真正含義，是想著誰去檢討及批准需求更改。您可以和專案發起人或是團隊成員們在會議上討論，除非你認為你提出來的需求是對專案影響很大，否則不需要安排一個正式的會議討論，這將更容易和你的同事坐下面對面的進行審查。

3. 建立一個明確的專案進度表

將您的需求建立成一個詳細的任務列表。專案進度表告訴我們專案如何交付其結果，所以該進度表應該顯示所有的需求，以及如何以任務和活動的形式被實現。您可以針對您的需求文件，交叉引用在您的進度表，以便確認您有沒有遺漏掉任何的需求。

4. 確認利害關係人的需求

確認是否能正確理解需求是重要的。專案發起人想的實際上和你想的會有所差別，通常大家在討論的時候都沒意識到這一點，所以要花時間和發起人討論，並將需求文件分享給所有專案團隊的成員們。

您也可以向他們展示你的專案進度，確保他們能夠清楚的掌握因為需求變更對專案進度上所造成的影響。

同樣的，你也可以和其他利害關係人進行相同的工作，和每一個利害關係敲定時間，然後講解專案整個進行的過程，並和他們展示你的計畫，讓他們有機會發表評論。您可能會發現，在這個過程中，利害關係人們也可能會改變主意，但這會使你更容易掌握專案如何有效的進行。

你可以將討論的結果，整理成一份報告並告訴你的發起人和利害關係人，然後解釋你將如何管理專案中的需求改變。你也需要提醒他們，所有想要的需求或許對專案有用，但相對的，專案的時間可能會被拉長，成本也可能會增加，風險甚至可能提高。

5. 與專案成員們溝通

當專案中利害關係人感到開心的時候，你應該需要確保專案團隊的成員們也是。他們需要理解為何變更，以及如何透過變更控制系統來管理這些變更狀況。總而言之，身為專案經理，你需要持續與專案團隊裡的成員們溝通，並讓他們了解為何這麼做的背面動機絕對是有必要的。

範疇潛變在專案中是一個需要被正視的問題，尤其是如果團隊成員們和利害關係人不了解那些攸關資源、預算與時間的改變所造成影響的情況下。如果你當初所訂的專案規範是清楚的，在專案的生命週期內你就能夠完善地去管理專案中的需求改變了。

想要清楚的掌握當專案人力發生調動時，例如：專案中臨時有人需要請假一個星期，或者專案中的資源被調動到其他專案中，原來專案的時程可能會造成多少影響嗎？

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