如何使用Project與SharePoint協同合作
快速提升專案管理效率
在進行專案管理的過程中，團隊協同合作的需求日益增長。經過一段時間的評估後，雪莉所服務的公司決定導入 SharePoint，讓團隊成員可以透過網站進行有效的協同合作。更重要的是，雪莉希望能夠將每個專案任務的時程發佈到 SharePoint 網站，讓團隊成員不僅能在網站上進行任務回報，還可以同步分享完成的文件、討論議題、風險等相關資訊。
隨著 Microsoft Project 專業版 的導入，這一目標變得更加容易實現。藉由將專案任務與 SharePoint 工作清單 或 專案清單 (甘特圖顯示) 整合，雪莉能夠即時掌握專案進度並確保每個任務都能按時完成。那麼，如何操作呢？以下是步驟指南：
1. 將專案發佈到SharePoint
要將專案任務發佈到 SharePoint，首先需要開啟一個已規劃好的專案。接著，在功能區選擇[檔案] > [儲存並傳送] > [與任務清單同步]。
2. 輸入SharePoint網站的URL並選擇同步清單
輸入 SharePoint 網站的URL 並按下[驗證URL]，確保驗證成功後，選擇要同步的任務清單，最後按下[同步處理]。
3. 注意任務同步設置
同步過程中，所有任務將自動變更為手動排程，並且在 SharePoint 中，任務的依賴關係只能以「完成－開始」(FS) 方式設定。
4. 完成專案任務同步
完成設定後，專案任務就會順利同步到 SharePoint 工作清單。
5. 兩種 SharePoint 任務清單：工作與專案工作
SharePoint 提供兩種類型的任務清單：
- 工作清單：以條列式顯示任務，並且將 Project 中的摘要資訊自動轉為資料夾，點擊資料夾後可查看子任務。
- 專案工作清單：以 甘特圖 形式顯示，讓專案進度一目了然，適合需要專案規劃的情境。
6. 任務回報與更新
當專案任務發佈至 SharePoint 網站後，有權限的團隊成員可以進行回報與更新：
1.點選要更新的任務，按下[編輯項目]。
2.更新完成百分比、已完成的文件、開始日與到期日等相關資訊，並可在描述中補充任務相關問題或風險。
3.點選[儲存]完成任務更新。
7. 項目進度更新
專案經理可輕鬆在 Microsoft Project 中掌握進度狀況：
- 在 Microsoft Project 功能區選擇[檔案] > [資訊] > [同步處理]。
- 進行同步後，專案經理可以即時了解專案任務的最新進展。
為何選擇 Project 與 SharePoint 的整合？
這種 協同工作 的方式不僅能提升團隊的效率，還能加強 任務管理 與 進度追蹤 的透明度。透過將專案與 SharePoint 進行同步，團隊可以隨時隨地更新任務狀況，確保專案按計劃進行。
