待執行工作報表，提升專案管理效率！
什麼是待執行工作報表？
在專案管理 (Project Management) 中，追蹤專案進度至關重要，而「待執行工作報表」(Pending Tasks Report) 正是一項幫助專案經理精準掌握專案進度、剩餘工作量及任務追加狀況的關鍵工具。
在 敏捷專案管理 (Agile Project Management) 中，我們不再以百分比衡量任務進度，而是簡單區分「已完成」與「未完成」，透過燃燼圖 (Burn Down Chart) 呈現專案剩餘的工作量。這不僅能讓團隊清楚了解當前進度，還能幫助管理層及利害關係人 (Stakeholders) 迅速評估專案是否如期推進。
待執行工作報表的視覺化呈現
「待執行工作報表」通常以圖表形式展現專案進度，包括：
- 比較基準剩餘任務 (藍色)：原先預估的專案任務量
- 時間預估剩餘任務 (橘色)：根據進度推估的剩餘任務量
- 實際剩餘任務 (灰色)：當前實際執行後的任務數量
這種視覺化數據有助於專案經理快速識別 任務追加 (Scope Creep) 是否影響專案完工時間，以及團隊執行效能是否符合預期。
為何專案經理需要待執行工作報表？
1.即時掌握剩餘工作量
透過此報表，專案經理能清楚知道還有多少任務待執行，進一步規劃資源配置。
2.追蹤專案變更，預測完工時間
任務追加是專案變更 (Project Scope Change) 的一種表現。若發現原先預計在 12/4 完成的專案因追加任務推遲至 6/4，這代表專案時程將延遲六個月，經理可據此調整計畫。
3.結合 PMP 理論：範疇基準 (Scope Baseline)
在 PMP (Project Management Professional) 理論中，我們以 工作包 (Work Package) 來劃分專案任務，並利用 範疇基準圖 (Scope Baseline Chart) 來呈現整體任務計畫。這種圖表的產出方式與待執行工作報表相似，只是待執行工作報表呈現的是「向下減少 (Burn Down)」，而範疇基準圖則是「向上累加 (Burn Up)」。
Excel 也能製作人力資源用量表！
雖然 MS Project 是專業的專案管理工具，但若沒有使用該軟體，也可以利用 Excel 來製作「人力資源用量表」，類似於 甘特圖 (Gantt Chart) 的概念：
- 運用 Excel 的「組成群組」功能 來顯示每個資源負責的多個任務
- 右側長條圖呈現資源使用情況，幫助專案經理判斷何時能借用跨部門資源
這類視覺化工具不僅能提升專案透明度，還能讓決策者更直觀地管理人力資源分配。
結論與 SEO 關鍵字總結
- 「待執行工作報表」 是專案管理中不可或缺的工具，幫助專案經理掌握進度與變更。
- 結合敏捷專案管理 (Agile) 的燃燼圖 (Burn Down Chart)，讓任務進度一目了然。
- 透過 MS Project 或 Excel 製作人力資源用量表，確保資源合理分配，提升工作效率。
- 避免 Scope Creep，精準預測專案完工時間，避免專案延遲導致的額外成本。
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
