人力資源用量表篇

人力資源用量報表解決什麼問題

『人力資源用量表』通常會用在兩個階段,第一個階段是在專案啟動階段,專案經理先盤點專案需要哪些資源,接著完成一份『人力資源用量表清單』

由於專案還沒啟動,相關專案細節還沒確認,任務負責人便還沒到位,此時,會先用一個通用名稱來表示人力資源,例如:
土木工程師、電機工程師、機械工程師等等,同時還會包含需要多少用量,例如:需要多少人月,以及需要的時間點與何時結束等資訊。

以下為利用Excel 所製作出來的『人力資源用量表』

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第三個階段則是在規劃階段,專案經理帶領團隊展開工作任務,每個任務需要的資源便會一一到位,此時,透過『人力資源用量表』可以很清楚的掌握每個任務由哪個人力資源負責。

由於有些任務有相依性,因此,當任務的延後或提前開始時,原先每一個階段的檢查點或稱之里程碑的時間也會隨時變更,因此,『追蹤甘特圖』也應該能夠預估根據實際狀況最終里程碑的完成時間點,如下圖所示:灰色為原定的專案計劃,根據工作之間的關係,預計在4/18完成,然後,實際上,由於任務延後開始,MS Project便會自動推算出以這樣的進度來看,預計在5/2才能完成。

用MS Project來做人力資源用量表

『人力資源用量表』與『甘特圖』最大的差別在於:
『人力資源用量表』的第一個欄位為“資源名稱”;『甘特圖』則為“任務名稱”

兩者的右邊同樣以長條圖的方式來呈現何時開始與何時結束。

下圖為以MS Project 為例,所製作出來的報表,其中上方為『甘特圖』,下方則為『人力資源用量表』,MS Project 的報表名稱為『團隊規劃』。

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『甘特圖』報表的長條圖,除了呈現每個任務的時間長度外,還能呈現哪個任務為『關鍵任務』(紅色的長條圖),以及每個任務目前的進度完成百分比。

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『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度,如果該任務已延誤,則會用灰色的色塊來呈現,同時,長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。

另外,由於每個資源可能同時運作一個以上的任務,因此,資源用量過度時,MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現,以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決,同時,右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。

Excel也可以做人力資源用量表哦!!

如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』,其作法也很像甘特圖,只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務,此時,便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。

下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』,其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行,並顯示每個任務的進度完成百分比,藉此,當專案經理需要跨部門借用人力資源時,便可以知道該資源何時有時間可以使用。

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(以上報表透過『超Easy 專案工作管理術』所提供的範本自動產生)

作者:游振昌

  • 專案管理顧問有限公司 執行長
  • 中華國際專案經理人協會 理事長
  • Project Club 發起人暨資深顧問

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