「專案是什麼？」
這問題聽起來簡單，但你真的能清楚回答嗎？
我曾經問過很多人，發現大家的理解都不太一樣。於是，我跑去Google搜尋「何謂專案」，結果出來一堆專業術語，比如：
「專案（Project）是一種臨時性工作，目的是完成某個獨特的產品或服務，並且有明確的開始與結束時間。」
讀到這裡，我終於明白為什麼這麼多人搞不清楚了！這些解釋就像是用名詞來解釋名詞，感覺越讀越迷糊。
所以，今天我們就用最簡單的方式，讓你一次搞懂「什麼是專案？」
先來看看，這些情況你有沒有遇過？
你的主管或客戶告訴你：「這件事，XX時間內一定要完成！」
為了完成這件事，你需要做很多步驟，不能一步到位，每個步驟可能要不同的人負責，彼此有前後順序，如果前一個步驟沒做好，後面就沒辦法繼續進行，最後主管只給你一定的預算和時間，然後就等著你交成果。
如果你點頭如搗蒜，恭喜你，你已經碰過所謂的「專案」了！
簡單來說，專案就是這三個關鍵點：
1. 一定有時間限制
不能無限期拖延，時間到了就要交成果！
2. 需要一群人來完成
不同角色、不同技能的人一起合作。
3. 資源有限
不管是預算、人力、時間，總是有各種限制。
舉個例子： 假設你的公司要舉辦一場新品發表會，你需要找場地、設計邀請函、聯絡媒體、安排活動流程… 這就是一個典型的專案！
專案 VS 日常工作，有什麼不同？
許多人會把「專案」跟「日常工作」搞混，但其實兩者有很大不同。
「專案」有明確的開始與結束時間，特定目標（例如開發一個新產品），需要跨部門合作，而且資源有限需要有效規劃。
「日常工作」是例行性的、持續進行，例行業務（例如每天處理客服信件）而且通常由固定人員執行，資源通常較穩定。
專案管理怎麼做？新手也能快速上手！
如果你想讓一個專案順利進行，這裡有幾個簡單的小技巧：
拆解任務（WBS）
把大專案拆成小任務，一步步完成。
規劃時間（甘特圖）
用時間表來追蹤進度，避免最後趕工。
風險控管
前想好可能的問題，準備備案，避免突發狀況影響進度。
專案管理並不是一門高深的學問，而是讓你更有條理、更有效率的方法。
結論：什麼是專案？
當你的工作符合這幾點：
- 有明確的時間限制
- 需要團隊合作
- 資源有限，需要好好規劃
那麼，恭喜你，這就是個標準的專案！
現在，你對專案有更清楚的理解了嗎？
如果還有任何問題，歡迎留言討論，我們一起學習！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
