如何運用專案管理工具提升招募效率
專案管理與人才招募的挑戰
在現今市場競爭激烈的環境下，企業必須迅速應變，以確保專案順利推進。然而，人才短缺往往成為專案成功與否的關鍵因素。如何透過專案管理的手法來提升人才招募的效率？這正是我們今天要探討的重點。
企業人資的困境：人才需求與時間的拉鋸
米雪兒是一家企業的人力資源經理，負責公司的人才招募工作。由於市場變化快速，企業各部門經常臨時提出急迫的人才需求，而米雪兒只能在短時間內「救火」，確保專案所需的人力配置。
然而，這樣的模式存在許多問題：
時間壓力：臨時招募容易影響篩選品質。
人才適配度不高：招募來的人才未必能滿足專案需求。
培訓成本增加：人才流動頻繁，導致額外的時間與金錢成本。
專案進度受影響：缺乏合適人才可能導致專案延期，影響公司業務發展。
專案管理如何解決人才招募問題？
為了讓人資能夠提前規劃，提升人才配置效率，專案管理辦公室（PMO）主管 吉米 提出了一套專案管理方案，透過 Microsoft Project 來系統化管理人才需求。
1. 建立標準化專案計劃流程
吉米要求每位主管在發現市場機會時，必須撰寫專案計劃書，並詳細描述專案的目標、預期成果及所需資源。
2. 利用 Microsoft Project 規劃專案時程
為了提升專案的可視化管理，吉米要求所有專案計劃必須包含 Microsoft Project 規劃的時程表。這樣能夠：
預測專案關鍵節點，確保人才配置的準確性。
視覺化專案進度，讓所有部門了解專案發展狀況。
減少臨時招募，提高人才適配度。
3. 明確定義專案所需人才與資源
在制定專案計劃時，主管們需列出明確的人才需求，如：
專案經理（Project Manager）
程式開發人員（Software Developer）
專案助理（Project Assistant）
美工設計師（Graphic Designer）
這樣一來，人資部門能夠提前建立人才庫，在專案開始前完成人才配置。
4. 整合專案管理工具，提升決策效率
當專案確定執行後，吉米要求主管將專案計劃上傳到 Project Server，透過數據化分析專案資源需求。
可視化人才需求變化，提前規劃招募策略。
減少人力資源浪費，提升人員利用率。
高階主管與人資部門能同步掌握招募進度。
專案管理讓人才配置更精準
透過 Microsoft Project 和 專案管理方法論，米雪兒不再是臨時救火，而是能夠提前掌握人才需求，使招募變得更加有計劃性。
關鍵優勢
減少臨時招募，提高人才適配度
透過數據化管理降低人力成本
提升專案時程掌控力，減少進度延誤
強化企業應變能力，抓住市場機會
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
