如果我們把企業導入專案管理,視為一場手術。 專案管理工具,就是手術中的手術刀 這意味著專案工具,在專案管理中扮演很重要的角色。但..實務上...

專案管理工具並非每個企業都十分重視。或者說,大部份的企業把導入專案管理工具視為購買軟體。也因為如此,當這家企業購買了專案管理軟體後,便認為自己公司已經成功的導入專案管理。但,實際上並不是這麼一回事。實際上,一套好的專案管理系統應該由三塊所構成,分別為:人、系統、工具

 

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這三塊環環相扣,並相互牽動,唯有良好的整合才能成為一套完整的專案管理

你在用對的工具思維來做事,還是自己的思維來做事?

我在去年被台灣微軟公司邀請參加一場演講,講者除了我之外還包含了一位學者與一位企業高階主管,學者與我們大家分享一個有趣的實務故事:他提及有一家公司想要導入專案管理的制度,於是該公司找了另一家管理顧問公司來評估與報價,該顧問公司認為這家公司至少需要1年的時間以及一筆可觀的費用才行達到,只是這樣的評估報告並沒有被這家公司接受,幾個月後該公司負責人告訴那位學者,他們在短短的幾個月內已成功的導入專案管理了,因為他們決定購買一些專案管理工具,並試著“遵循?管理工具的思維來改變原本的做事的方式,如此一來,該公司發覺真的與以往的專案管理方式有很大的改變,原來使用對的工具的最佳實務(Best Practice) 竟然也可以這麼有效的改變與加速專案執行的能力。

聽到這個故事後個人十分感慨,由於個人從事Microsoft Project 的教育訓練已有18年以上,這套專案管理軟體擁有多數人的使用量(根據美國專案管理期刊的專案管理工具調查指出(Fox and Spence),1000位專案管理學會成員有48.4% 使用Microsoft Project )

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這代表著,該軟體一定有其不錯的管理最佳實務,因此,如果好好的了解其工具的思維必然可以對專案管理的執行上帶來正向的幫助。

有趣的是:在台灣,專案管理工具使用量最大的卻是Microsoft Excel,同時發現利用Excel做專案規劃的公司,並不會特別針對Excel 進行任何一項專案管理的訓練。Microsoft Project 的用戶,族群雖然也不少,但大多只用於繪製“唬人”甘特圖,更慘的是一錯數多年到現在還不知錯在哪裡,規劃正確並做為專案追蹤管理之用的專案管理卻不多。 下圖為一位使用Microsoft Project 至少5年以上很資深的外企IT領導所規劃的甘特圖,你看到出來這份規劃哪裡錯誤嗎?

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下圖為一位教了許多年Microsoft Project 老師所規劃的甘特圖,你又看到出來這份規劃哪裡錯誤嗎?

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總而言之,我需要強調:工具提供給我們一個正確的專案管理思維,用正確的方式來使用工具的確可以加速專案執行的效率,但請大家一定要“遵循?正確的使用方式與思維才能有效的改變專案管理的方式。

如果你很重視專案,便會覺得管理有多重要

個人的工作除了從事教育訓練外,主要的工作還是以做專案為主,由於專案時程不長(1-6個月不等),參與的成員也不多(3-6個人),因此,時程的控制成為專案成功很重要的要素。 由於在運作專案中的我所扮演的角色大多為賣方,因此,執行專案過程中所產生的交付成果絕不會是自己說了算,與客戶溝通當然是必要的工作,只是客戶不會隨時等著我們,加上專案時程很趕,如果花費太多時間在溝通上勢必造成專案時程的延誤,不幸的是,有些專案一旦延誤便有可能因為時效問題而造成專案中止。 舉例而言,有一項十分簡單的手冊製作專案,這項專案主要包含了手冊撰寫、校稿、排版、印刷,到最後將手冊運送到活動地點,由於該手冊是配合活動來製作的,因此,如果手冊無法在活動前完成(應該說前3天),這項專案便算中止,當然,如果專案中止,身為統包以及專案經理的我,不僅拿不到一分錢,更需要支付排版以及印刷的費用… 由於手冊的內容不是我說了算,因此,還需要先規劃好手冊大綱,並讓客戶確認才行,但客戶不是每天都閒著,也不會馬上回覆我是否是他想要的,但如果沒有給客戶截止日期,專案勢必無法進行。同時,基於預算的考量,客戶當然一定希望越便宜越好,只是手冊是以字數來計算、排版以及印刷的費用則以頁數來計算的,但客戶要求用固定價款(FP),談好支付我一筆總價,多的…自己吸收吧!所以,如果在製作上將品質定太高,簡單的說就是手冊的頁數太多便一定會賠錢了,在保證客戶滿意度以及自己的利潤下,每個章節最多只能有多少頁數?最多控制幾天撰寫手冊的工作一定要完成?因為撰寫完畢後,校稿以及排版的工作才能進行…總之,這麼多的工作,以及先後順序的關係以及最終時程的壓力,如果你是專案經理,或者如果你是賣方的負責人,你就會覺得專案管理很重要,也會覺得一定要好好的用工具來管理專案了!

 

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 作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 
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