專案管理與專案組合管理
許多人聽到”專案管理”，可能會覺得這是一門高深莫測的學問，甚至只適用於企業經理人。但其實，專案管理無處不在！從日常生活的規劃如撰寫報告(Report Writing)、安排團隊合作(Team Collaboration)，到更大範圍的專案組合管理(PPM)，這些都是專案管理的一環。
想像一下，你正在籌劃一次旅行：你需要決定目的地、安排交通、預訂住宿，還要協調同行者的時間表——這不就是一個小型的專案管理嗎？專案管理的核心是有效規劃、資源分配、風險控制，最終確保任務順利完成。不論是在學術研究、創業專案，甚至是家庭生活中，掌握專案管理技巧都能讓你事半功倍，從容應對各種挑戰！
專案管理工具
有效的管控專案不可能不用工具，工具就像外科醫生的手術刀，如果外科醫生沒有手術刀，在進行開刀時將很難完成手術，病人更可能因為這樣生命受到威脅，甚至發生死亡的可能。
把專案比喻為需要進行手術的病人，外科醫生則是專案經理，如果專案經理手邊沒有一把好的專案工具，整個專案生命週期不僅在運作上很難管理，想要好好的控管甚至掌握專案現況都將是一件十分辛苦的工作。
運作專案必備工具：
Gantt Chart (甘特圖)：像是一張時光軸，幫助你掌握專案的節奏，確保一切都按照計畫進行。
Task Management Tools (任務管理工具)：團隊分工沒煩惱，每個人都知道自己該做什麼，進度一目了然。
Collaboration Tools (協作工具)：如 Microsoft Teams、Slack、Trello，無論在哪裡，都能輕鬆溝通、同步資訊。
你知道嗎?!全世界用最多的專案管理工具軟體-Email
微軟專案管理地圖
Microsoft 提供了一套完整的專案管理解決方案，從個人管理到企業級專案管理(Enterprise Project Management, EPM)，幫助企業更有條理地管理專案。以下針對該解決方案做一簡單的說明:
1. 個人管理
SharePoint Online：集中管理專案文件，隨時存取。
Outlook Integration：讓專案管理融入日常工作。
2. 團隊協作
Microsoft Project 2013 專業版：幫助專案規劃。
Office 365：結合甘特圖與任務管理，讓團隊更高效。
自動提醒：避免任務拖延。
3. 企業專案組合管理
Project Online：讓管理者一眼掌握所有專案的進度與成本。
Portfolio Analysis (組合分析)：最佳化資源配置，做出更精準的決策。
結論
專案管理是一條企業生存必走的路，我們也相信科技的改變一定可以再造更好的工作績效，讓我們一起為自己訂定出一套科技學習的短、中、長期計劃！透過現代化的專案管理工具，企業可以提升效率、優化決策，讓工作更順暢，迎接未來的挑戰與機遇！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
