《專案管理知識體系指南》PMBOK是專案管理專業知識的寶典，更被稱為「專案管理聖經」。
但也有許多人覺得裡面的詞彙艱澀、語句難懂，有些英翻中的「翻譯腔」也讓人讀了覺得一頭霧水。不用擔心，看完這篇文章後你會發現，這些概念其實很簡單！
一、什麼是「PMO」？
PMO，全名是Project Management Office，中文一般稱為專案管理辦公室。
PMO是公司為了統一管理專案而生的管理單位，除了監管專案，也負責協調跨部門合作、整合分配公司資源（包括資金、人力、技術等）、訂定標準、統一工具與方法論等等。
二、PMO 的類型有哪些？
根據公司需求不同，PMO 的職責範圍也有所不同、可大可小。從只提供專業知識，到直接管理一到多個專案都有。
不同類型的 PMO，對專案的掌控程度各不相同，大致可分為三種類型：
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支持型：
支持型 PMO 猶如顧問、講師般，為專案提供諮詢性服務──如提供樣板、最佳實踐（最佳解方）、員工培訓、獲取資訊和從其他專案中汲取的經驗教訓等。
支持型 PMO 就如同一個行動的專案資源儲藏庫，沒有實質權力，對專案的控制度也很低。
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控制型：
控制型 PMO 不只提供諮詢，還會用各種方法確保專案執行符合規範。例如要求採用專案管理架構或方法論，使用特定樣板、格式、SOP與工具等等。
控制型 PMO 要求專案遵照規定，控制度屬於中等。
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指令型：
指令型 PMO 會直接管理、控制專案，對專案的控制程度很高。
此類的 PMO 會從公司策略中分析數據資料，評估專案在公司策略目標中扮演怎麼樣的角色、具有多大的重要性，並且會嚴格詳細地監督專案的計劃和執行。
指令型 PMO 展現出來的控制程度很高，並且會與不只與單個專案建立聯繫（如專案集、專案組合、專案與公司體系之間）
不過 PMO 的具體形式、職責和架構還是取決於公司需求，PMO 在不同公司中會有不同的架構，故不侷限於以上三種。
▲ Photo by Scott Graham on Unsplash
三、PMO 的職責有哪些？
PMO的主要職責是透過各種方式確保專案的順利執行，並且符合公司策略與利益。這些方式包括：
1. 控管轄下專案的「共享資源」，以符合最佳利益
指調配諸如財務資源、機器設備、工具器具、生產資料與人力資源等，讓總體成果達到最優。
例如：PMO 轄下有五個專案在進行，將綜合能力最佳的程式設計師安排在利潤最高的專案中，這便是控管人力資源。
2. 制定合適的規範、SOP與最佳實踐模式
PMO根據自己的專業，提供專案管理相關知識、方法、技術、工具的諮詢顧問服務，制定出滿足專案目標的專案管理方法。
3. 培訓員工、訓練人員：
定義不同層級的職能，為公司成員安排不同的教育訓練，如新進員工與資深員工的培訓方向就會有所不同。規劃及執行必要的能力評核及教育訓練，同時培養內部講師，合適的教育訓練能使員工發揮更大的效益。
4. 建立專案管理之共享文件：
專案管理流程中應用許多文件表單，以輔助PMO與專案經理有效地管理控管，同時也有助於累積組織過程資産（在專案過程中所積累的無形資產）。
5. 監督專案對於 SOP 的遵守程度：
追蹤、紀錄及監督專案，是否有遵守樣板範本或標準流程，簡單來說就是檢查專案有沒有按照 SOP 執行。
6. 協調跨專案之間的溝通
PMO 提供一個統一的流程及規範，有助於取得共識；並且 PMO 身負「資源協調」和「進度監督」兩項職責，更能讓不同專案的成員都了解專案進度、認同並心服地執行。
四、PMO 跟專案經理有什麼不同？
雖然 PMO 與專案經理的最終目的都是要創造公司利益
但專案經理與 PMO 追求不同的目標，也有不同的需求：
1. 專案經理只關注特定專案的目標；而 PMO 管理多個專案範圍變更，因這些變更有可能促進業務目標實現。
2. 專案經理控制分配資源給特定專案，以實現專案目標；而 PMO 最佳化所有專案都能共享的組織資源。
3. 專案經理管理單個專案的需求變更（範圍、進度、預算和人力等）；而 PMO 站在企業的高度，對專案之間的依賴關係、整體風險、潛在機會與測量指標進行管理。
以上就是 PMO 的概念大解析，如果您想進一步了解更多專案管理知識與實務，不妨參考內容更豐富完整的專案管理課程！
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作者：游振昌
撰寫：Project Club秘密寫手
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
