為何即便公司有專案管理系統，仍需要一頁紙專案報告？
專案經理的職責：追蹤專案現況
課程上許多學員曾問過我，既然公司已有專業的專案管理系統，是否還需要依賴傳統的一頁紙專案報告呢？這樣的疑問不無道理，尤其在現今技術發達的情況下，專案管理工具已經從傳統的紙本系統轉向雲端及數位平台，似乎紙本管理已經過時。
然而，專案管理報告作為專案經理最基本的工具之一，仍然有其不可或缺的重要性，尤其是在高層主管需要快速了解專案進度時。
一頁紙專案報告的必要性
專案經理的職責之一是定期回報專案進度，這意味著要在專案會議中向高階主管簡明扼要地傳達專案進度、任務狀況、負責人和遇到的問題
即使現在有更多專業工具可供使用，這種簡潔直觀的報告方式仍然至關重要。
一頁紙專案報告是一種溝通工具，幫助專案經理高效地傳達關鍵資訊。在專案進行過程中，專案經理可能無法在短時間內提供所有細節，然而，對於高層主管來說，他們更關心的是專案是否能按時完成，而非每一個小細節。
專案報告的高效呈現
在實務操作中，一頁紙專案報告有助於快速整理並展示專案的整體情況，並且能夠在短短幾分鐘內幫助高階主管掌握專案全貌。這樣的報告不僅對專案經理的管理能力提出挑戰，也幫助高層做出快速決策。
例如，在報告中不需要涉及每項任務的完成百分比，反而要突出哪些任務已經完成，哪些任務尚未完成，以及完成的時間預測。這樣能幫助高層專注於關鍵決策點，而不必過度關注細節。
一頁紙專案報告的核心價值
一頁紙專案報告雖然不會提供過多細節，但它是一個強有力的專案管理工具，用於幫助專案經理與高層主管之間有效溝通。其核心價值在於能夠迅速傳達專案狀況，便於高層快速做出決策。
專案經理的任務是將任務進度、問題和資源需求等關鍵資訊以最簡單、最直觀的方式呈現。這不僅是報告的目的，也是對專案經理能力的考驗。是否能有效運用簡單工具進行溝通，成為專案經理的重要技能之一。
專案經理的溝通技巧
總之，一頁紙專案報告是專案經理向上管理的重要工具。無論專案管理工具如何發展，報告的目的始終是保持專案進度清晰可見，並能協助主管做出快速且準確的決策。專案經理必須具備良好的專案報告技巧，才能在繁忙的專案管理中保持清晰的溝通，確保專案順利完成。
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
