說到專案工具，同樣是畫甘特圖為什麼比起Excel簡單實用，
『MS Project』卻是如此有距離感！導入費用高，操作又不易！
MS Project 真的只是用來畫甘特圖的工具嗎？
在PMP中我們學了許多專有又神氣的名詞：
『關鍵路徑、資源撫平、快速跟進、子母專案、實獲值分析』
然而這些名詞回到專案中又該如何落實呢？
MS Project 用來做什麼？
提到『專業級』專案工具大家想到的通常是：Microsoft Project，
的確！這是一套微軟在Office家族中『唯一』針對專案管理所開發的工具軟體，功能十分強大，因此在費用上當然不像其他Office 產品如Excel、Word般平易近人！
然而，有趣的是，當我問一些人使用MS Project來做什麼？答案通常是『不是就用來畫甘特圖！
Excel vs MS Project
同樣畫甘特圖，Excel 不是也可以做到嗎？
我在課堂中便舉一個例子，如果只是把MS Project用來畫甘特圖…
就好比人們到水族館，看到一隻超級昂貴的紅龍，卻問老闆紅龍也是魚啊！
同樣都能吃，為什麼紅龍的價格比吳郭魚貴這麼多，如果你真的這樣問，相信老闆定會覺得這個人太沒Sense了吧！
因此，如果只將MS Project用來畫甘特圖，其實是沒有發揮MS Project的功能！
MS Project 到底解決哪些問題?
以下的列出幾個可以解決的專案管理問題：
- 以『逐步完善』手法，規劃排程模型(Schedule Model)
- 找出專案排程中的『關鍵路徑』又稱『要徑』。
- 隨時透過『專案平移』，快速重新規劃排程。
- 結合『關鍵鍵』手法，掌控關鍵資源時程變化。
- 針對多專案(子母專案)進行『沙盤推演』。
- 針對多專案資源進行『資源撫平』與重新計算排程。
- 針對延誤專案任務進行『矯正措施』。
- 以『實獲值』手法呈現專案進度資訊。
- 結合『敏捷手法』與『看板管理』隨時掌握變更資訊。
- 結合『雲端專案管理』掌握多專案績效表現。
看了這些內容，會不會覺得功能中有很多名詞，不一定完全懂在說什麼…
所以的確看起來就覺得很“專業”吧！
沒錯！我的目的只是想表示：
MS Project這套“專業級”的專案工具軟體，需要搭配著專案管理思維來學習才能真正的發揮軟體的功能！
我會使用MS Project，為什麼卻畫不出要徑？
我最常聽到人們在使用MS Project最常問的問題：我會使用MS Project，為什麼卻畫不出要徑？
深入了解之後，發覺問題都在一開始的就把MS Project當做『進階版Excel』來操作，
像是：每個任務都是[何時開始]再加上[何時結束]，不錯！透過MS Project 果真畫出一條長條圖，接下來，每個任務都這樣依樣畫葫蘆，果真，就畫出甘特圖了！
(其實PMBOK 稱之長條圖)
下圖中利用MS Project 畫出來的長條圖…
這樣的操作方式在MS Project稱之[手動排程]，主要用於當資訊還不完整時，暫時規劃之用，一旦資訊完整時，一定要調整為[自動排程]！
其實這樣的觀念就已經讓不少人不太理解，因為[手動排程]也可以同樣畫出甘特圖，所以即然完成了，就交件好了！然而…這樣的操作方式是無法計算出要徑的，主要的原因在於專案任務都還在收集資料中，所以稱之[手動排程]，由於資訊還未定，因此無法畫出要徑。
其實MS Project 在[手動排程]的功能圖示中有一個小提示(幾乎沒人會看)：
更新選取的任務以便其手動排程，你為[開始]、[結束]、及[工期]所輸入的值就不會自動更新！
然而，總是有不少學過專案管理名詞的人抱怨MS Project 這套專案管理工具…
“為什麼畫不出要徑？”，
其實是因為專案任務還在手動排程階段，所以無法產出徑。
如下圖所示：
雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能，但MS Project呈現的關鍵任務就是不對！
那把任務都改為[自動排程]問題便解決了嗎？那可是不一定哦！
同樣的，我們先看看MS Project 是怎麼說明[自動排程]：
根據相依性、條件約束、行事曆和其他因素，自動計算此任務的開始、完成和工期值。重點是：自動計算哦！
只是，有不少人會有一個錯誤觀念：
一開始專案中的部份任務，因為被要求需在何時完成，如果同樣用Excel 的操作思維；直接輸入每個任務[何時開始]再加上需要[何時結束]，在[自動排程]的模式下，任務便會被加上一個[限制式]，有可能是[不能早於…開始]或是[不能早於…完成]，就像下圖所示：
如果游標停留在符號中，將會看到限制式的說明
無論如何，有些人會認為反正甘特圖也畫出來，可以交件了，然後…透過MS Project 所呈現的關鍵路徑資訊還是錯誤的，如下圖所示：雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能，但MS Project呈現的關鍵任務就是不對！
那！到底用MS Project 正確規劃出來的關鍵路徑有什麼不一樣呢？
在下圖的實例中，我們可以清楚的掌握每個階段中的任務哪些是關鍵任務(紅色)，哪些是非關鍵任務(藍色)
如果專案需要壓縮時程，我們僅需針對關鍵任務進行趕工，整個專案的排程便會提前，這才是MS Project 帶給我們在專案管理中最有價值的部份。
用自己的思維還是專案管理思維？
曾經有人跟我這麼抱怨：
科技始終來自於人性，因此，MS Project 照理說應該要配合人們的使用習慣來發展才對，為什麼還要我們花時間學習呢？
只是，許多人忽略一件事
MS Project 其實是根據專案管理的思維發展出來的軟體，我們要學習的是專案管理思維，並學會如何落實與呈現，
更重要的是：學會這些，幫助我們更好解決在專案中所遇到的問題！
有些人說：我已經是PMP了！為什麼MS Project這麼難用還要花不少時間學習？
我在PMP的學習過程中的確學到不少專有名詞：關鍵路徑、資源行事曆、資源撫平、快速跟進、實獲值分析…，
然而，這些名詞到底如何實現呢？我在學習PMP的課程中不會教，但我自己身為國際專案管理師PMP，我想要學會如何落實，這點MS Project 幫助我做到！我相信只要願意，你也可以！
PMP的重點在於管理名詞的解釋，我們除了學會之外，還需學會如何做到！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
