人資部門工作量很大一部份是計算出缺勤,而且是週而復始、永不間斷!

這個時候,函數運用得好,就能充份提升工作效率。以下的例子,以計算遲到小時數做為範例:

以A公司為例,每天上班時間為09:00、遲到超過30分鐘算1小時,如何計算出每個員工遲到的時數:

 Staff

以往都是內眼判斷,傷眼傷腦又傷心,還每個月都要算,無窮無盡且容易出錯!

函數解法步驟如下:

1.先計算出打卡時間與規定時間的差距是否為大於0

(大於零表示遲到、反之表準時)

Staff manhour1

語法剖析: 如果遲到,就計算差異值; 若無遲到, 用0表示(以排除異常值#####)

 

2.相差時間計算出來後, 用hours()函數去查相差時間幾個小時

(單位為:小時,餘數無條件捨去,只計整數)

 Staff manhour2

3.再用minutes()函數去查相差時間幾分鐘(單位為:分鐘)

Staff manhour3

 

4.用if 邏輯函數去做多重判斷, 看超過的分鐘要算為0.5或1小時

Staff manhour4

語法剖析: 遲到分鐘數大於0才計算, 若超過30分鐘、算1小時

再加上前面計算出來的遲到小時數,就可以得到總遲到(小時數)

 

結果如下圖:

Staff manhour5

只要將判斷原則說明清楚,函數計算就能做明確的計算!

未來只要維護資料即可、函數公式下拉可自動延伸。

比伏冒加強碇更快、更有效率!!

 

 

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jackie

作者:Excel探險家 Jackie

以學習和分享為樂,熱愛在無窮無盡的Excel裡探索Excel的無限可能!

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