Excel 快速填滿資料表空格

工作上有一些小技巧,如果不會也不至於影響工作,只是本人信奉能坐車就絕對不走路,把時間及精神投資在更重要的地方
所以即便是每天相同工作,也想努力挖掘更有效率的方法。

那天我看到同事在整理資料,她必須用下拉複製的方式將資料填滿、資料完整沒有空值,才能進行樞紐分析,如以下範例:

region

由於資料下拉複製須多次進行、不小心還會出錯。所以在這裡我要介紹更有效率的資料填空方法,供各位參考:

  • 1.將須填滿空格的資料範圍選起來
pivot table
  • 2.按F5鍵=>選特殊
distinct count
  • 3.選”空格”
LOWER
  • 4.回到原畫面中,原選定範圍已被全選起來

這時在資料編輯列上,鍵入第一個要向下填滿資料內容的儲存格位置

PROPER
  • 5.(關鍵步驟) 按下 Ctrl+Enter

原有空格即填滿 (但內容為公式,不是值,無法直接拉樞紐)

column
  • 6.(關鍵步驟)要記得將全部資料全選,再另存成值

這樣資料表已完整、可做後續使用!

鍾明恭

作者:Excel探險家/Jackie
以學習和分享為樂,熱愛在無窮無盡的Excel裡探索Excel的無限可能!
目標用熱情和數據工具改善生活,讓Excel成為你的專業招牌!

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