一份好的專案計畫應該能夠清楚傳遞專案的目標、價值與執行方法，並有說服力地讓讀者感受到專案的必要性和可行性。
要撰寫一份吸引人的專案計畫，你需要先試著回答下列九個問題：
１這份專案要解決什麼問題或滿足什麼需求？
這個部分著重於需要被解決或滿足的問題「是什麼」。 你或許正在你的公司提出一項新計畫，此項計畫需要上層主管的批准才能執行。 又或者，你正在對新客戶提出一項價值好幾百萬的專案計畫。 此時，針對執行此專案對公司解決問題或滿足客戶需求的重要性，提出具體、真實、又無法被反駁的鐵證，來說服上層主管和客戶需要採行，是第一個重要的課題。
２解決此問題的方案是什麼？
這個部分著重於提出專案「如何」解決問題或滿足其需求。
把時間投資在證明你提出的專案或解決方案和其他競爭對手提案的差異性，同時試著與其他對手的提案相互比較，並呈現出你所規劃的專案是更好的，也是更適合客戶的！
３專案的具體目標是什麼？
專案的執行總有幾個具體明確的目標。例如：當專案施行後，能達成哪些。例如：節省多少成本、改進了哪些流程，甚至有新的收入來源。
將專案目標以S.M.A.R.T.的方式更清楚的展開。
S：特定的(Specific)
M：可測量的(Measurable)
A：可達成的(Achievable)
R：結果導向的(Relevant)
T：有時間限制的(Timely)
４專案如何適應公司的整體政策？
當我們向客戶推銷新專案計畫時，我們需要向他們說明採用該專案計畫將可以與該公司的整體政策完美的進行配合。 也需要向客戶展示你已經做了不少深入的研究，並且非常熟悉他們的需求
不僅如此，我們也關心公司的投資利潤或是損益表上的細節等等。你的目標是使專案不須經太多考慮就能被客戶接受、或同意進行投資，並使得執行階層的專案發起人全力支持你的專案！
５專案的高層次範圍是什麼？
這部分要探討的問題是：
你的專案能做到的事情有那些？除了表面能做到的，是否能做到更多？
當專案開始進行時，會面臨大量的「未知」狀況，因此，你必須先運用「已知」的知識去推動專案 使專案在未知的環境下能達到更具體而明確的目標。同時，任何情況下，我們都要追求達成目標之外的額外價值。
６專案在進行時可能會產生什麼危機？
任何危機或障礙都可能阻礙專案的執行，即使我們鉅細靡遺地將可能的風險列在風險登錄表中， 也需要將專案最有可能發生的風險情況，依嚴重程度排列成一張清單。
如此一來，就能幫助潛在的客戶，評估可能的風險性，並決定是否要採用該專案。
７完成該專案需要什麼資源？
負責同意專案執行的管理員，必須知道完成該專案需要多少資源。
若需要的資源必須由特定領域的專家、廠商或是客戶來提供，就更需要事先知道需要哪些資源。 如此一來，無論在什麼地方執行專案，都可以經由事先規劃以便滿足任何特殊的需求。
８專案何時完成？
事先預估專案完成所需要的時間是很重要的。
如果將一份專案分割成數個步驟，那就需要將各個步驟完成的時間做粗略的估計，不需要訂出完成的特定日期或時間 只需對完成整個專案有整體的概念，並對每個步驟完成時間訂出約略的時限，例如：一個月、一周等。
９專案須花費多少成本？
最後一個問題，即是專案執行的費用。
這部分最重要的原則是：
以誠實坦率的態度揭露專案執行所需要的所有費用。
當我們在撰寫專案計畫時，考慮你的客戶或公司主管如何從你的專案中獲利，那麼你所提出的專案計畫就更有可能被接受了！
